«Con la de trabajo que tengo y estoy atrapado en una reunión inútil»

Hablamos con la autora y le preguntamos las claves para dejar de perder el tiempo y exprimir al máximo las reuniones a las que nos vemos obligados a atender:

¿Por qué es tan importante la organización a la hora de planear una reunión?

Si no tenemos una buena planificación y organización no estarán claros los objetivos, ni los puntos a tratar, ni el tiempo disponible... Por tanto, se va a descontrolar la duración y no vamos a atender las expectativas de los participantes. Es posible que nos frustremos y que será una pérdida de tiempo para todos.

¿Qué efectos negativos puede tener una reunión que está mal planteada y en la que no se alcanza el propósito deseado?

Además del coste en términos económicos, la asistencia a reuniones mal planteadas y en las que después de 90, 60 o 30 minutos no se llega a ninguna conclusión genera una percepción negativa y desánimo entre los asistentes . Y si se mantiene esta situación, es fácil que con el tiempo nos estresemos pensando «con la de trabajo que tengo y tengo que asistir a una reunión inútil».

También tiene un efecto negativo de cara a la opinión de los participantes hacia el organizador, que en la mayoría de los casos suele ser un jefe.

¿Por qué son 30 minutos es tiempo óptimo de duración de una reunión?

30 minutos es el reto que planteo en el libro partiendo de la experiencia propia en la organización de reuniones que funcionan. Evidentemente hay reuniones que necesitarán de más tiempo , otras en las que su objetivo se podrá tomar incluso en menos, y por supuesto en alguna ocasión los 30 o incluso 60 minutos de reunión propiamente dicho se podrán sustituir por una llamada o un e-mail, por ejemplo.

¿Cómo funciona la figura del tomador de decisiones de la que hablas en el libro?

Cuando hablamos de los participantes de una reunión de 30 minutos hay que tener claro que el número ideal no ha de exceder de un máximo de cinco personas . Y su elección tiene que ser la adecuada. Podemos distinguir las figuras del moderador, coordinador, secretario (pueden ser la misma persona) y los participantes. En principio, la toma de decisiones en una reunión de 30 minutos y máximo cinco personas son consensuadas y no deberían de generar conflicto.

¿De qué manera debemos organizar una reunión para que sea lo más eficiente posible?

Podemos resumir en cinco puntos cómo organizar la reunión del siguiente modo. El primero sería definir el objetivo y el resultado deseado de la reunión. El segundo, elegir a los participantes idóneos . El tercero es planificar la reunión ; entre otras cosas, redactar el orden del día elegir el lugar de celebración, hora de comienzo y duración y enviarlo junto a los documentos clave de la reunión a los interesados con suficiente antelación para que puedan preparársela.

En cuarto lugar hay que tener en cuenta el diseño de la estructura de las reuniones, es decir las reglas de funcionamiento y por supuesto cómo se estructuran por contenidos los 30 minutos que dura la reunión. Por último, es importante hacer un seguimiento de la reunión . Asegurarnos que todos los participantes tienen conocimiento de los acuerdos tomados y, en el caso de que se tenga que llevar a cabo alguna acción de seguimiento cuáles son las tareas asignadas a cada uno y el tiempo de ejecución