Externalización: una estrategia para ganar competitividad en la empresa

Tradicionalmente son los departamentos de administración, producción, operaciones, tecnología de la información y comercial los que más se externalizan en manos de empresas muy especializadas. «Distribución, transporte, ventas, Recursos Humanos, informática... son los habituales. En los últimos años también se externalizan funciones de mayor valor añadido como son la logística, procesos auxiliares de la industria, servicios de atención al cliente y la tendencia es que crezca aún más», asegura Eric Mass, director de la división de Optimización de compras y operaciones de la consultora Ayming.

Sin embargo, no todo se puede externalizar. « Nunca deben externalizarse los procesos que nos diferencian de la competencia , solo aquello que no sea el negocio principal de la compañía y que no tenga impacto directo en el mismo», recomienda Mass. Y es que llevar a cabo esta estrategia requiere de una previsión con criterio, hay que pensar muy bien aquellas funciones y actividades que se quieren delegar en un tercero, como explica este consultor: «No se trata de encargar a un proveedor una tarea específica, sino tomar la decisión de externalizar porque aporta valor contrastable a la organización, porque se obtiene una mejora radical de los procesos en los que no se tiene capacidades especiales, haciendo más eficiente las tareas fundamentales».

Para externalizar hay que desear alcanzar mayor rentabilidad del negocio, prestar un servicio con mayor calidad y a menor coste para el cliente y superar la falta de recursos propios. Es decir, «si delegamos la gestión de algunas actividades a otra empresa tenemos que pensar que esa entidad especialista lo puede hacer mejor porque son expertos en esas funciones, así se consigue mayor eficiencia a la hora de hacer las cosas, reducimos el riesgo en posibles inversiones y optendremos más soluciones innovadoras porque nos dedicaremos exclusivamente a nuestro negocio. Antes la empresa externalizaba para reducir costes y ahora se da cuenta de que es un medio para conseguir competitividad», indica el Emilio Gómez, profesor de gestión de operaciones y de proyectos de la Escuela de Organización Industrial (EOI) y director IMPConsultores.

Grandes, medianas y pequeñas entidades pueden hacerlo. «Hay empresas pequeñas que necesitan, por ejemplo, un responsable de compras de marketing financiero y su única solución es externalizarlo. O autónomos que tiene una consultoría para las funciones y asesoramiento fiscal, legal...», dice Mass. Aunque de momento las pymes son las que menos están adoptando esta cultura empresarial. «Temen perder poder, control e información», afirma. No obstante, ya sea por comodidad, por falta de recursos propios o por rentabilidad, y como recomienda el profesor Gómez, «la externalización es una oportunidad para la pyme y una herramienta útil para el crecimiento de la empresa».

El sector farmacéutico, alimentación, tecnologías de la información y comunicación son los que más demandan estos servicios de externalización.

Para externalizar hay que encontrar un equilibrio entre las actividades que seguirá desempeñando la empresa internamente y aquellas que dependerán de un tercero. Todo requiere su proceso. Sin embargo, no siempre se hace de forma correcta. Si bien «el 90% de las empresas se plantean esta estrategia, solo un 30% lo hace correctamente», indica Mass. Lo primero es realizar un estudio sobre cómo llevar a cabo la externalización y bajo qué criterios, qué externalizar y hasta dónde, debe analizarse hasta qué hace exactamente la persona o departamento a externalizar para que no queden tareas sin ejecutar. Después es necesario conocer cuánto va a costar, analizando la oferta del mercado y cuáles cubren las expectativas. También calcular la rentabilidad de la función a externalizar antes y después de hacerlo. Debe examinarse además posibles riesgos como por ejemplo, si el proveedor trabaja para la competencia, su solidez financiera, etc.

Cuando se delegan funciones a un tercero debe documentarse de forma rigurosa con un acuerdo en el que se especifique el nivel de servicio que se contrata, su seguimiento e incluso penalizaciones si no se cumple.

Ceder la gestión de determinadas actividades, funciones y servicios a otra empresa especializada presenta muchas ventajas, sobre todo en competitividad. Pero también aporta mayor flexibilidad y reducción de costes, permite concentrarse en el negocio y redirigir el talento a las áreas clave, mejorar procesos y productividad, reducir el riesgo de la inversión relacionada con las actividades externalizadas, liberar recursos internos para otras actividades, acceder a soluciones de vanguardia, aumentar ventas, mejorar la capacidad de adaptación al mercado y de control sobre el propio negocio...