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Así se preparan las oficinas para sobrevivir a la economía 4.0

Los departamentos de Recursos Humanos entienden que los trabajadores han de encontrar la manera de pensar diferente y en el funcionamiento de las compañías comienza a jugar un papel crucial la organización del espacio

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Sectores enteros de la economía se extinguen por no lograr adaptarse a la era de la digitalización y la robotización, en la que las tareas rutinarias pasan a estar a cargo de robots y ordenadores y en la que el valor añadido de la creatividad, aplicada a nuevos productos y nuevas soluciones es el único salvavidas al que pueden aferrarse tanto las empresas como los trabajadores. Las directivas no saben a menudo cómo abordar una transformación que llega sin libro de instrucciones y no alcanzan a discernir qué cambios en su actividad serán los que permitan la supervivencia en esta nueva economía 4.0. Los departamentos de Recursos Humanos entienden que los trabajadores han de encontrar la manera de pensar diferente y en el funcionamiento de las compañías comienza a jugar un papel crucial la organización del espacio, que lejos de quedar en mera función decorativa pasa a constituir un elemento activo e inspirador, capaz de modificar los procesos y las tomas de decisión.

“Las neuronas trabajan en red. Desarrollan la capacidad de proyectarse en lo que va a ocurrir en el futuro y de aprovechar recursos de información que almacenaron hace años para optimizar la solución de problemas. Realizan un trabajo colaborativo, de manera que lo que ven los ojos lo procesa la parte posterior del cerebro y este a su vez lo envía al área de toma de decisiones. Y eso es posible por la interconexión entre neuronas y entre los dos hemisferios cerebrales. Ese mismo diseño es el que tenemos que lograr en los centro de trabajo”, propone Jack Lewis, neurócientífico, autor de libros de éxito sobre ayuda en el trabajo y presentador de la serie “People Watchers” de la BBC. “Cuando nos centramos en una tarea, se activa una zona del cerebro para maximizar su eficacia”, explica, “igualmente, en una oficina es necesario que el espacio sea flexible y que se adapte a las necesidades de la actividad de cada momento”. En el discurso del doctor Lewis cobra gran importancia el concepto de “flujo”, un estado de máxima eficiencia del cerebro que se da cuando la tarea no es demasiado fácil ni demasiado difícil, en la que el ego se disuelve y desaparecen los comentarios interiores, dejando campo libre a la creatividad y máxima focalización. El objetivo de cualquier espacio de trabajo, dice, es posibilitar y facilitar ese estado.

“Ese concepto de flujo se aplica también al equipo”, añade el diseñador de Steelcase Michael Held, “por eso es necesario que en la oficia todo pueda moverse en una configuración flexible, que permita al equipo abordar tareas diferentes en configuraciones de espacio diferentes y que facilite el flujo de la información”. “El flujo de información define la organización”, insiste, justificando así la necesidad de mesas móviles y adaptables a diferentes alturas, pantallas sobre ruedas que trasladan las presentaciones y las videoconferencias de un lugar a otro de la empresa y elementos de mobiliario intercambiables”. “Cada vez equipamos más oficinas con esta mentalidad de gimnasio de colegio, donde el profesor utiliza cada día los elementos necesarios para esa clase y guarda el resto para que no estorbe”, dice.

En la oficina 4.0, los trabajadores se han despedido ya de un sitio fijo en la oficina. “A algunos todavía les aporta una sensación de seguridad, es un proceso que lleva tiempo, pero lo ideal es que cada momento trabajen allí donde mejor pueden optimizar su actividad en equipo y que puedan alternar espacios digitalizados con espacios analógicos”, explica Lewis, que da importancia a la posibilidad de seguir escribiendo a mano y sin conexión, en alternancia con los “Smart enviroment” o entornos inteligentes que propone Robin Wittland, director de Surface de Microsoft, para quien la “movilidad, tecnología y conectividad” son los elementos de deben dar forma al espacio de trabajo para lograr el ansiado “tuch thinking”. “Si cada trabajador puede compartir sus avances en tiempo real con el equipo aumentará la productividad y la velocidad de desarrollo, podemos sustituir las tediosas reuniones de puesta al día por procesos en los que todos están informados todo el tiempo”.

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Esa idea de desaparición de departamentos y, sobre todo, de jerarquías, la vemos exitosamente aplicada en las oficinas de la agencia de publicidad de Múnich Plan.Net, a cuyas oficinas se accede a través de una cafetería y cuyo director de desarrollo, Marcel Kammermayer, no tiene despacho. “Ampliar nuestra oferta de servicios digitales nos ha obligado a reinventarnos”, argumenta, “son necesarias nuevas formas de trabajo que no habían sido definidas plenamente y que surgen de una nueva forma de organizar nuestro espacio”. Los antiguos departamentos han sido sustituidos por espacios abiertos, los escritorios por mesas móviles que favorecen la colaboración, las sillas por elementos que invitan al empleado a cambiar de postura con frecuencia e incluso a trabajar de pie. “Visualizamos el fruto del trabajo diario”, dice, mostrando una pared con pintura lavable en la que cada día se escriben o dibujan los logros y que termina repleta el viernes para ser borrada el lunes y exponer los nuevos proyectos. “Además de los creativos, trabajan aquí diseñadores, quienes llevan la imprenta, los agentes de medios, los consultores… y también nuestros clientes. Si tuviéramos que trasladar todo de reunión en reunión nos eternizaríamos…”, bromea, subrayando la importancia de un espacio de juegos. Tenemos una consola de juegos con pantalla gigante, un grill portátil y una pared de escalada… hay momentos en que lo mejor para resetear el cerebro y pensar de manera diferente, para salir de callejones sin salida, es parar y distenderte un poco…”.