¿Con qué pierdes más el tiempo? Cómo aprender a poner foco y organizarse mejor en el trabajo

Otra tesis popular es la que establece el Principio de Pareto, según el cual un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario sería que gastamos un 80% de nuestro tiempo en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Por eso, como recuerda la experta de Affor Health, ese 20% del tiempo es el que realmente importa ya que es el que corresponde a los resultados más relevantes, de modo que lo ideal sería que lo dedicásemos a un uso lo más constructivo posible. Pero para hacer esto, según aconseja la psicóloga, antes habría que analizar a qué se dedica el tiempo, cómo se puede administrar mejor y de qué manera se pueden evitar prácticas como la dispersión y la dilación. Mientras que la primera, la dispersión, es propia de aquellos que empiezan muchos asuntos y no terminan ninguno; la dilación es la que lleva a aplazar lo que a esas personas les resulta más desagradable o no desean hacer.

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Lo normal es que muchas personas no se den cuenta de su dificultad para gestionar bien el tiempo y concentrarse hasta 'después', es decir, hasta que se sienten desbordados, sienten que no llegan a todo o sienten que deberían hacerse concentrado más o deberían haber hecho mejor las tareas. ¿Y por qué pasa esto? La culpa es de los llamados ladrones de tiempo a los que se suele recurrir cuando se quiere evitar hacer algo que no gusta, no apetece o incluso no se sabe hacer. Pero también puede ser culpa de los llamados cómplices que se suelen priorizar porque son tareas que gustan o que producen una mayor satisfacción. Así, tal como explica la psicóloga de Affor, tanto lo que nos gusta (a lo que dedicamos más tiempo del necesario) como lo que no (al que no dedicamos el tiempo suficiente porque damos rodeos para no abordarlo) son enemigos de la eficiencia y, por tanto, de la productividad. Ambas tendencias, una por exceso y otra por defecto, se recogen en algunos de los ejemplos de esta lista de hábitos que dificultan la productividad en el trabajo:

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Para aquellas personas que tiendan a la dispersión o a la procrastinación o, simplemente, para todo aquel que quiera aprender a organizarse mejor y perder menos tiempo en el trabajo la experta de Affor Health propone esta guía con recomendaciones prácticas:

1. Analiza tu situación actual de forma realista: Identifica, de forma sincera, a qué dedicas cada minuto de tu jornada laboral y plantéate seriamente la posibilidad de cambiar algunos de tus hábitos.

2. Plantea tus objetivos y la relevancia que su consecución tiene para ti: Esto hará posible el poder distinguir entre lo que queremos y lo que nos conviene en cada momento.

3. Elabora y desarrolla un plan de acción para ejecutar determinadas actividades según prioridades. Esto no significa dedicar menos horas a cada actividad, sino invertir en cada una lo necesario para realizarla bien. Una de las formas más útiles consiste en clasificar las tareas:

Por tanto, según esta clasificación, deberemos realizarlas antes y con mayor atención las tareas A (aunque las C nos puedan resultar más fáciles o placenteras). «Llevar una agenda o cuaderno de tareas nos puede facilitar la gestión y revísalo al menos una vez al día», propone la psicóloga.

4. Esfuérzate para lograr cada objetivo: Cada persona es distinta, por tanto nuestra zona de eficacia dependerá del tiempo, ritmo y forma particular de funcionar de cada uno de nosotros. Cuanto mejor nos conozcamos, más podremos ajustar ese nivel de esfuerzo.

Por último la experta de Affor Health explica que en el caso de que exista una propensión a la falta de productividad, dispersión o dificultad para gestionar bien el tiempo lo ideal es seguir, aunque resulte difícil al principio, una estructura más o menos rígida, con controles (listas y asignación de tareas), objetivos férreos y autoanálisis, pues, tal como asegura, eso podrá ayudar a convertir determinadas prácticas en hábitos una vez que los hayamos interiorizado y eso será lo que, en definitiva, permitirá optimizar la manera de trabajar y lo que es aún más interesante: tener más tiempo para dedicarlo a lo que más nos guste.