Protocolo: eventos para el futuro

Durante el encuentro, en el que tuvieron lugar más de 80 ponencias tipo Tedx, se establecieron diferentes puntos de encuentro entre las nuevas formas de actuar y del desarrollo de los profesionales que organizan eventos en las instituciones públicas y privadas, la transmisión de mensajes, la identidad corporativa y su relación con los ciudadanos, clientes y usuarios. Teniendo en cuenta que este sector es muy importante para el PIB de España y que solo los viajes de negocios mueven un volumen global de 14.000 millones de euros, el protocolo y la comunicación corporativa se tornan muy importantes para las empresas.

En primer lugar, el protocolo no es otra cosa que aplicar técnicas «cuando estás haciendo algo, ya sea un evento, un encuentro entre dos personas o una reunión de trabajo», asegura el presidente de la Escuela Internacional de Protocolo, Gerardo Correas , quien explica que es la mejor manera de organizar lo que queremos hacer «para transmitir el mensaje que se quiere emitir, todo de manera profesional y técnica» y que se aleja mucho del término ambiguo que se asocia a la buena educación, buen comportamiento y saber estar. Y este protocolo en una empresa, en si mismo, «no tiene ningún valor, como le pasa al marketing o a la gestión financiera, sino que se lo aplica a la plusvalía que le ofrece a la firma esa misma acción», asegura Correas, quien seguidamente apunta que el procedimiento de calidad en el trato y en la ejecución de los eventos muestra al público objetivo de la compañía los valores que quiere transmitir la firma, como puede ser la eficacia, la profesionalidad, calidad, seriedad, etcétera. Y, si eso se consigue, los clientes «confían más en ti y compran más y la cifra de negocio mejora».

Correas afirma rotundo que las compañías, lejos de no saber este valor que caracteriza al protocolo, están muy al tanto, pero no tienen en mente «que se llama de esta manera, porque seguimos con el concepto ambiguo». Aun así, las firmas están demandando profesionales en este campo «de una manera tremenda». Se trata de una profesión «muy emergente» que se une al plan estratégico de comunicación de cualquier institución y es «más que necesaria» para que alguien organice los eventos empresariales, y sobre todo alguien que esté bien formado en esa faceta y lo haga «profesionalmente para conseguir un objetivo concreto».

En este sentido, las empresas de Castilla y León están trabajando con protocolo y se están procedimentando, entre las que entran «una gran cantidad de bodegas», que han hecho, por ejemplo, un planteamiento de cómo recibir a sus visitas, y ha pasado a ser parte de su plan de negocio.

Uno de los retos que ahora mismo están llevando a cabo las empresas de Castilla y León, y de España en general, es la implantación de la industria 4.0 y la digitalización de sus procesos. En este sentido, según Correas, el protocolo también tiene que adaptarse a este nuevo entorno, y lo primero que tienen que tener en cuenta las firmas a la hora de organizar un evento es trabajar con el Big Data y la exploración de mercados «para que sean tus invitados los que te interesan» y, a partir de ahí, el encuentro tiene que hacerse con la tecnología actual, es decir, expansión en redes sociales, acceso a linea wifi, etcétera.

A pesar de que puede parecer que todas estas técnicas son solo aplicables a grandes firmas, nada más lejos de la realidad. Las pequeñas y medianas empresas, por los problemas que pueden tener al principio, no son capaces de tener a un profesional de estas características en su plantilla, pero «pueden subcontratar», ya que existen compañías de organización de eventos y protocolo.

Según Correas, las pymes necesitan transmitir su mensaje «más medido y cuidado» que las multinacionales, con lo que se torna más «esencial» si cabe, y sin que haga falta una gran inversión de dinero.

Durante estos tres días, más de 80 ponentes pasaron por el escenario de la sede para mostrar diferentes puntos de vista en este campo. Uno de ellos fue el secretario general de la Universidad Europea Miguel de Cervantes, José Antonio Otero , quien dirimió sobre el poder de la oratoria en la comunicación corporativa y dio las claves para ser un buen orador: desde la utilización del humor para romper el hielo, pasando por tener el tema muy bien preparado, sin dejar nada a la improvisación, la posición de las manos y del cuerpo, la visión y el tono de voz. Si todo está correcto, el mensaje llegará claro y el público no desconectará de la exposición que estamos realizando.

Por otro lado, el Director gerente y responsable de gestión de personas del Centro Hospitalario Benito Menni de Valladolid, Antonio Rodríguez Marcos, habló de cómo dar la vuelta al mundo con una idea valiosa, teniendo en cuenta que nos encontramos «en un mundo globalizado» que ofrece oportunidades para una acción conjunta y coordinada de las magníficas ideas que tenemos, de la comunicación, la publicidad y el marketing, todo ello sin olvidar algo fundamental, los valores humanos.

En el congreso, los ponentes, además de impartir las exposiciones y debatir sobre los puntos de vista, pudieron vivir distintas experiencias que ofrece Valladolid y su provincia, como visitas a sus viñedos y bodegas.

Asimismo, la organización preparó una ruta de tapas para que los asistentes conociesen de primera mano la gastronomía y los vinos de la Sede del Concurso Nacional de Tapas y del Concurso Internacional de Tapas, a la vez que se fomentó la interrelación de los asistentes y que se conociesen unos a otros.