Entre 'apps' y formación mediante IA: los trucos tecnológicos de las empresas para superar la pandemia

Después de la sorpresa inicial, muchas empresas han conseguido no sólo adaptarse; también mejorar su productividad . A las que estaban preparadas digitalmente les ha costado menos dar el salto a la presencialidad flexible. La transformación digital, donde España está a la cola de Europa, es la palanca que se va a utilizar para rescatar a las pymes de la crisis, gracias a parte de los 11.000 millones de euros de presupuesto para digitalizar la pequeña y mediana empresa española.

Tomando la empresa como un todo, está claro que la pandemia les ha afectado a todas, pero no ha sido por igual . Algunos sectores donde la presencialidad es 100% necesaria, como el hostelero, lo han sufrido mucho más que otros donde el trabajo remoto era posible. Cada departamento ha vivido su digitalización de forma diferente . A algunos, como recursos humanos o ventas, la digitalización no les había afectado tan de lleno como ahora. En cambio, marketing digital y tecnología, han sido tradicionalmente departamentos más acostumbrados a trabajar en remoto. Sea como fuere, todos han tenido que aprender a emplear herramientas tecnológicas y soluciones que, hasta hace exactamente un año, eran completas desconocidas.

Aegon es una aseguradora especializada en seguros de salud, vida y hogar. La pandemia no sólo le afectó en el teletrabajo, sino que también prvocó un importante aumento en el número de llamadas de sus clientes de salud en busca de información sobre una enfermedad que, hasta hace menos de un año, era prácticamente desconocida. Esta situación hizo que la empresa acelerara los proyectos de digitalización , tales como atender a sus clientes por WhatsApp o el lanzamiento de una aplicación de telemedicina . La búsqueda de dar servicio al cliente, de empatizar con él y atenderle usando canales de comunicación más directos, ha tenido consecuencias positivas para la empresa y ha logrado que 2020 haya sido el año en el que menos clientes se han dado de baja de su seguro de salud.

«La pandemia nos ha obligado a reinventarnos y a ser más humanos. Estas navidades cada empleado de Aegon llamó a más de 50 personas mayores, posiblemente aisladas, sólo para saber qué tal estaban, para hablar con ellos y que se sintieran acompañados. La cercanía y empatía han sido claves en el 2020», explica a este periódico José Ramón Azurmendi, director de área de clientes de Aegon.

El área de recursos humanos ha sido de las más afectadas en la empresa, generalmente relegada a trámites administrativos como un departamento de soporte, se ha convertido durante la pandemia en todo un protagonista. De repente, se vieron en la tesitura de la necesidad de coordinar, equipar y motivar a todos los empleados trabajando desde sus hogares. Para ello, han tenido que aliviarse de costes y procesos que son fácilmente digitalizables , como los beneficios que perciben los empleados como parte de su salario o la gestión de los seguros de los empleados. Cobee es una herramienta de gestión de beneficios en la nube, de esa manera, tanto el empleado como el departamento de recursos humanos, tienen toda la información de sus beneficios en un mismo lugar, a un golpe de clic. Estos beneficios también se han tenido que digitalizar, los tickets restaurante han cambiado a aplicaciones de comida a domicilio , las suscripciones a los gimnasios han evolucionado a clases online de yoga, el bono de transporte público a 'carsharing'. Las suscripciones a plataformas de streaming también han sido altamente valoradas por los empleados.

«Ha habido una mayor demanda en la digitalización de los procesos de RRHH, y la gestión de beneficios era muy poco digital con un alto coste administrativo. Los empleados generalmente prefieren una retribución flexible, es decir, sacrificar salario por beneficios debido a temas fiscales, y para la empresa genera un sentimiento de pertenencia, que necesita con muchos empleados trabajando desde casa», apunta a ABC Borja Aranguren, primer ejecutivo de Cobee.

Siguiendo en el área de los recursos humanos, otro aspecto condenado a digitalizarse en confinamiento ha sido la formación de los empleados . Ante el cierre de oficinas, y la imposibilidad de la formación presencial, la digital ha visto disparado su consumo. Cornerstone tiene como piedra angular la formación de empleados, mediante Inteligencia Artificial (IA), la herramienta es capaz de asesorar al empleado sobre qué habilidades o conocimientos tiene que adquirir para progresar en la empresa . La formación a distancia aumentó un 200% en el 2020 en España, bien porque muchas empresas aprovecharon el parón para formar a sus empleados intensivamente, o porque la formación presencial no era posible.

«La Covid-19 ha sido una crisis terrible, pero si no hubiera sido ésta, hubiera sido otra la que hubiera obligado a la empresa a digitalizarse. La formación de los empleados es crítica para la supervivencia de las empresas, muchas estaban preparadas técnica y culturalmente y siguieron con su formación online desde casa, otras se quedaron atrás», apunta a este periódico José Rodriguez, Chief DPO de Cornerstone.

El equipo de ventas, los comerciales, también han visto truncado su trabajo sin reuniones presenciales, sin visitas comerciales , todo ha pasado a ocurrir a través de la pantalla de un ordenador. Crmble, la startup alicantina que desarrolla un CRM accesible para todo el mundo, ha visto cómo su aplicación se ha descargado más de 50.000 veces a pesar de estar en beta todavía. La clave de este CRM para mejorar la trazabilidad de los clientes radica en su sencillez, en que no hace falta saber qué es para empezar a usarlo: justo lo que necesitan las pequeñas y medianas empresas.

«Las pymes se están digitalizando y la pandemia no ha hecho más que acelerarlo. La mayoría de los CRMs del mercado se dirigen a un cliente avanzado, están sobredimensionados, el nuestro es más sencillo, pensado en la pyme, por ejemplo, lo utilizan los dentistas para gestionar sus pacientes», dice Antonio Panea, director ejecutivo de Crmble.

La tecnología, y los procesos también se han transformado buscando una mayor automatización de tareas de poco valor, pero al mismo tiempo con un mayor control de los datos, por ejemplo, de los niveles de almacén, de ventas o rentabilidad. Sage es la desarrolladora de software para empresa más grande en Europa después de SAP. Al principio de la pandemia aumentó la demanda de sus servicios por el trabajo en remoto, el paso a la nube de sistemas y el e-commerce , tres puntos de digitalización básicos de cualquier empresa, y sobre todo en la pyme que no había dado el salto.

«La pyme española está menos digitalizada que en el resto de Europa, y la COVID lo ha puesto en evidencia. Más del 50% creen que la tecnología es una palanca para crecer, pero el 80% no tiene un plan de digitalización. En la situación en la que nos encontramos ahora te hace preguntarte para qué sirve una oficina, si ahora lo hemos llevado todo a internet, lo lógico es que vayamos hacia equipos híbridos, algo muy común en otros países, pero raro en España», señala Diego Sánchez-Aparisi director de Product Marketing de Sage.

«Los fondos europeos para digitalizar la pyme son una gran oportunidad para mejorar el tejido productivo, pero hay que aprovecharlos bien. La pyme no necesita tecnología futurista si todavía lleva la contabilidad en una libreta, la compra tecnología nunca es una solución si luego nadie sabe implementarla», completa.