El nuevo y reforzado papel digital de la gestión documental

Estas pautas caracterizan el trabajo de AdeA Information Intelligence, una empresa, en origen de custodia de documentos (creada en 1999) que, como comenta Felipe Fernández Atela, su presidente ejecutivo, se ha transformado en una tecnológica de referencia en gestión documental. Un ejemplo de reinvención, con el que «nuestros clientes (grandes empresas y Administración Pública), ahora no sólo almacenan su documentación, sino que tienen la posibilidad de digitalizarla, obtener información y aplicar reglas de negocio a través de la hiperautomatización, para agilizar y optimizar los procesos administrativos y la toma de decisiones del cliente».

Sus centros (en España, Portugal y Colombia) albergan siete millones de cajas con documentación, y procesan 100.000 documentos al día, con 90 millones de imágenes en 'hosting'. Aún queda mucho papel, pero la Inteligencia Artificial y la automatización se convierten en herramientas esenciales en una actividad para la que cuentan con 'partners' como IBM. La gestión documental tradicional (hay sectores que, por exigencias legales, deben mantener originales en papel), el procesamiento inteligente de documentos y la mencionada automatización conviven en este 'work in progress' de la gestión documental del siglo XXI.

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Belén Rodrigo

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Desde NTT Data, Miguel Esteban, manager de Sector Público y Ministerio de Justicia, aporta su visión sobre los avances tecnológicos: «Técnicas de Inteligencia Artificial como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) o el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP) posibilitan automatizar la extracción de información de importantísimo valor para las organizaciones, públicas y privadas. Una vez extraído el contenido, la información y los datos son explotables, pudiendo ser tratados por diferentes algoritmos de clasificación, segmentación, regresión o 'aprendizaje máquina'».

La compañía trabaja en diferentes proyectos, en el ámbito de la justicia, para ayudar a las Administraciones Públicas en este proceso de evolución hacia la automatización de la extracción y explotación. «Proyectos (señala Esteban) de vital importancia como la digitalización de libros físicos del Registro Civil, como parte de la implantación del nuevo modelo digital son aspectos clave que permiten que la información y los datos sean más accesibles para ciudadanos, empresas y otras administraciones».

Mucha (y nueva) actividad en los sistemas informáticos y en la nube supone atender nuevos desafíos (además de los propios de la 'custodia digital'), como apunta Sergio González-Isla, socio de tecnología en auditoría de KPMG en España: «El proceso de gestión documental ha evolucionado con la digitalización, lo que ha permitido liberar espacio físico y ocupar el espacio virtual en la nube. Con múltiples ventajas y eficiencias, hay que recordar el reto del consumo energético de los servidores y el de mantener siempre una alta seguridad contra ciberataques y el control de acceso». En KPMG comenzaron hace más de quince años el proceso de digitalización en el trabajo de las auditorías, y cuentan con la plataforma KPMG Clara para integrar, como resume González Isla, «la gestión del proyecto, la gestión documental y el apoyo metodológico para los profesionales de auditoría, y ya está preparada la nueva fase con la llegada de las capacidades que ofrece la IA».

Sin duda, la IA se conforma como esencial en este enorme desempeño documental, como destaca el portavoz de KPMG: «Nos va a permitir en un futuro, más a corto que a medio plazo, juntar la experiencia y conocimiento de auditores de varios años en un único cerebro y utilizar esa sabiduría para ayudar en la toma de decisiones. Un ejemplo claro de aplicación es la lectura de un volumen ingente de informes y poder ofrecer sugerencias o detectar situaciones que ya han ocurrido en auditoría y que pueden ser útiles para el trabajo del auditor». Sin duda, estas nuevas adopciones requerirán innovaciones normativas y, en todo caso, controles eficaces para determinar, por ejemplo, si un documento proviene de una persona o una máquina.

Desde el punto de vista académico, la Universidad Complutense de Madrid cuenta con el Grado en Información y Documentación, y varios másteres relacionados. Diversas opciones sobre las que José Luis Gonzalo, decano de la Facultad de Ciencias de la Documentación de la Universidad Complutense de Madrid, aporta su consideración: «Fue la necesidad de proceder a la automatización de las bibliotecas y de los archivos, en los años 80 del siglo XX, y a la digitalización del patrimonio documental, desde la década siguiente, lo que impulsó la creación de diferentes escuelas universitarias de Biblioteconomía y Documentación en nuestro país. Ninguna actividad puede entenderse ni ejercerse hoy (en plena cuarta revolución industrial) sin el recurso a las tecnologías».

«En todas nuestras titulaciones (añade Gonzalo) se prepara a los estudiantes para afrontar el manejo no sólo de una ingente documentación, en papel o digital, sino también para responder a las diversas necesidades de información de la sociedad actual. No obstante, y para concluir. En todo caso, la formación no se centra únicamente en aprender herramientas tecnológicas, sino que siempre será importante saber cómo se utiliza: los saberes más clásicos, humanistas y sociales tienen en nuestros planes de estudio un gran valor».

Todo aporta para un cometido que abarca todo tipo de sectores, como resume Fernández Atela: «Tenemos unos 1.300 clientes, entre los que se encuentran grandes empresas del sector de la energía, como Iberdrola; del sector financiero, como BBVA y Santander; telecomunicaciones, sanidad; industria, distribución, Administración Pública (como la consejería de Justicia de la Comunidad de Madrid), con soluciones para administración, contabilidad; recursos humanos, atención al cliente; legal; marketing y comercial».