¿El principio del fin del email?

Recientemente llamó la atención la decisión tomada por una multinacional tecnológica que va a dejar de usar el email para la comunicación interna . Atos, una compañía con casi 80.000 empleados tiene un plan de 18 meses para relegar definitivamente el correo electrónico entre sus trabajadores.

Los motivos que ha expresado el CEO de Atos, Thierry Breton, se refieren a la pérdida de tiempo, y por tanto de productividad , que representa el uso del email. Según el directivo, únicamente 20 de cada 200 mensajes recibidos por sus empleados a lo largo del día son importantes. Esto supone un porcentaje de tan solo el 10%.

Se trata de impedir el uso del correo electrónico entre los empleados de la compañía. Para entenderse con los partners y clientes lo seguirán utilizando. En cualquier caso supone eliminar una buena cantidad de emails al día, que demasiadas veces hacen perder tiempo a quien los redacta y también a quien los recibe.

El correo electrónico es visto como algo que tiene cierta importancia. Se le suele prestar más atención que a la mensajería instantánea y tiene más capacidad para interrumpir una tarea. Además, no es lo mismo escribir un mensaje que un email. Aunque éste se envíe a destinatarios que pueden ser tratados con familiaridad el estilo es más formal y eso implica tiempo.

En Forbes, Larry Magid critica el desmedido de la opción ‘CC’ (con copia o carbon copy). Señala que se utiliza exhaustivamente, con el objetivo de no dejar fuera de un tema a alguien que tal vez no tenga nada que decir. Resulta «frecuentemente innecesario y molesto», indica. Muchas veces se incluyen destinatarios de esta manera «porque estás tratando de impresionarlos o para cubrirte las espaldas por miedo a ser criticado por dejarles fuera.»

Magid también ve otra cuestión preocupante que contribuye a la pérdida de tiempo que supone el correo electrónico. Se trata del botón «responder a todos». Muchas veces utilizamos esta opción sin pararnos a pensar si realmente a todo el mundo le interesa nuestra respuesta.

Esto por no hablar del spam. Según los datos que maneja Atos el 18% de los emails recibidos a nivel mundial son correo basura . Aunque otros servicios, como las redes sociales, empiezan a verse atacados por este tipo de mensajes las bandejas de entrada de mail son las que más lo sufren con diferencia.

El correo electrónico es una tecnología que nació hace 40 años. Desde que en 1971 Ray Tomlinson introdujo la arroba para separar las dos partes de su dirección electrónica (nombre y lugar) el esquema de comunicación sigue siendo el mismo. Inspirado en la correspondencia tradicional, el email es una herramienta que ha sobrevivido al paso del tiempo.

Sin embargo, Internet ha evolucionado y la Web 2.0 ha traído nuevas formas de comunicación. Las redes sociales ejemplifican este cambio, que fomenta la interactividad frente a un tipo de contacto más estático, como es el del correo electrónico .

Llama la atención el paso que dio Facebook hace unos meses unificando su sistema de mensajería. En un principio existían los mensajes privados por un lado y el chat por otro. Ahora ambas vías de comunicación confluyen en una sola. Esto supone un revés a los servicios de email tal y como los conocemos.

Para el ocio y la comunicación con amigos cada vez hay más servicios que sirven como sustitución al email. Facebook proporciona un servicio muy completo para promover el contacto entre los usuarios y Twitter se ha popularizado con mensajes de 140 caracteres. Otras herramientas, como Skype, combinan mensajería instantánea como llamadas e voz sobre IP.

Esta oferta está teñida de un componente social, propio de la Web 2.0 que el email no tiene. El correo electrónico se basa en un formato de comunicación más rígido que las alternativas que han surgido en los últimos años.

Los servicios que Atos va a utilizar en sustitución del email van desde la mensajería instantánea a una plataforma con una funcionalidad similar a Facebook . No es la primera empresa que utiliza este tipo de herramientas. Muchas compañías ya ofrecen paquetes de comunicación colaborativa para uso interno.

Estos servicios son un conjunto de herramientas de colaboración que incluyen mensajería y otras formas de establecer contacto entre los empleados. Desde GIGAom apuntan algunas alternativas a la utilización del email.

Las herramientas de para automatizar procesos o ‘Process automation tools’ constituyen una opción rápida para contestar de forma directa a peticiones que requieren el visto bueno por parte de un superior. En lugar de redactar un mensaje y recibir una respuesta igualmente redactada el trámite se puede resolver con pulsar un botón.

Los portales empresariales son otra de las soluciones que incluye una forma de comunicación más optimizada entre los empleados. Estos sitios ya incorporan elementos propios de redes sociales y otras utilidades en tiempo real.