Cómo vivir sin utilizar el email y no morir en el intento

Porque los correos electrónicos se han convertido en un pilar básico de nuestro trabajo, pero también de la vida personal y sentimental. Pero se puede vivir sin él. Esa es la opinión de Luis Suárez , «evangelizador» de social business de IBM, que lleva desde hace cinco años demostrando que existen otras «herramientas sociales más abiertas y conectadas» que pueden sustituir al tradicional mail y, encima, mejorar profesionalmente.

Esas herramientas se basan en una filosofía más participativa y transparente que permite optimizar mejor los recursos y, sobre todo, un recurso como es el tiempo. El empleado medio gasta 650 horas anuales en procesar correos , lo que viene siendo un mes, que se dice pronto. «Lo que está sucediendo es que el correo es la saturación desde el punto de vista de mucha gente, que se cuestiona la validez como herramienta de trabajo», asegura Suárez a este diario.

Esa saturación puede derivar en la acción de borrar los correos casi al mismo instante en el que lo recibimos. Eliminarlos sin prestarle la más mínima atención. Ignorarlos, básicamente. «El correo electrónico siempre ha sido utilizado como una arma arrojadiza. Es un buzón de entradas de tareas de otros pero que tienes que hacer tú», explica.

Sin embargo, Suárez no cree que el correo electrónico esté muerto. Él concibe tres «únicos casos válidos» como herramienta responsable de trabajo. Por un lado, a modo de identidad universal para registrarse en las diferentes plataformas. «Nuestro carné de identidad», dice. Otro uso es para la gestión de agendas y diarios. Y, por último, para establecer una conversación con un individuo sobre algo confidencial una conversación uno a uno, en privado, de carácter confidencial y de carácter sensible. «En el momento en el que haces uno a muchos deja de ser confidencial», comenta.

Según comenta, mediante el uso de plataformas sociales como la creación de un wiki corporativo o herramientas como Slideshare, Dropbox, Yammer y diferentes formas de redes sociales se puede pasar de estar dos horas procesando correos a lo largo de la jornada laboral a tan solo cinco minutos. «No necesitas mandar ningún mensaje. El correo se convierte en un sistema de alerta social. Pasa de ser el repositorio del contenido a ser una alerta social para avisar el lugar donde esta alojado el contenido. Se convierte así en un agregador, para lo que realmente diseñado hace 40 años», añade.

Contagiar esta nueva filosofía resulta más costosa en el ámbito personal, considera, porque los internautas han hecho «un hábito de él» y que está «muy metido en el cerebro de la gente». Por ello, Suárez se plantea dos consejos por los que podrían ver reducido el volumen de correos en un 80% en tan solo cinco semanas. El primero de ellos es tratar de dejar de responder a los mismos, una obviedad si no fuera el esfuerzo de convencer al entorno laboral y personal de que se va a encontrar el contenido «mucho más rápido» con otras herramientas sociales. Otra recomendación es la creación de una lista de casos de uso del propio correo a fin de sustituir su uso por otras herramientas que cumplen las mismas funcionalidades.