Las claves para utilizar «de forma eficiente» el correo electrónico

«Lo que tenemos que hacer es educar a la gente a escribir los correos, ya que si sabemos escribir evitaría perder el tiempo o responder de forma mas rápida», explica Alberto Benbunan , autor de un libro para gestionar de forma eficiente el e-mail , quien asegura que el objetivo es dejar la bandeja de entrada a cero -sin mensajes para abrir- cada día, algo «difícil».

Sin embargo, hay quien asegura que su uso va en contra de la productividad. Benbunan comenta que el correo electrónico permite «ahorrar muchas reuniones» y resulta «menos intrusista» que, por ejemplo, una llamada telefónica, ya que permite al usuario «acceder cuando puedo darle respuesta». El truco: aprender a procesar todo el material recibido.

Tal es su extensión, que se estima que el pasado año se enviaron más de 107 mil millones de mails , lo que explicaría que el correo electrónico es «la mayor red social que hay». De acuerdo con la opinión de Benbunan, de los diferentes tipos de herramientas para su gestión (online o aplicaciones) él es partidario de Gmail, ya que «trabajar en la nube» te permite utilizarlo desde cualquier dispositivo además de poder instalar diferentes «plugins», lo que se explicaría por ser una «herramienta viva que se desarrolla constantemente».

A la hora de escribir el texto, Benbunan recomienda evitar el uso de la cuenta oculta (CCO), ya que «todas tus motivaciones se ven frustradas cuando alguien le da a responder todos». Respecto al tono y el estilo, considera que «hay que adaptar» el mensaje en función de a quién «le estás escribiendo», aunque recuerda que «hay cosas que no se pueden decir por correo», como un fallecimiento.

Lo que sí se percibe hoy en día es el notable incremento de correos basura. «Existe mucho ‘spam’ pero cada vez más mejoran los filtros de correo», añade Benbunan, quien vaticina que este tipo de mensajes «irá a menos» y será «más difícil» sobrepasar esas barreras. «El problema de hoy», continúa, «es el correo gris» (aquel que le das consentimiento) como alertas, boletines o publicidad.

Para evitarlo, «es más recomendable dar de baja la suscripción» que borrarlos. «Llenamos nuestra bandeja de forma voluntaria porque no le damos importancia cuando le damos suscribir». En cualquier caso, el correo electrónico tiene el futuro garantizado, aunque «tiene que volverse más inteligente, más social e incorporar más aplicaciones» y como ejemplo el experimento de Google Wave , del que dice «llegó en mal momento pero el concepto que proponía era maás dinámico y mas vivo».