Así puede ayudar la tecnología a transformar las oficinas cuando la pandemia remita

Las oficinas también tienen que cambiar y prepararse para la más que probable era híbrida hacia donde nos dirigimos, con espacios más flexibles polivalentes y escritorios en rotación, es decir, sin puesto fijo. Así lo ven en Actiu una empresa familiar valenciana que lleva 50 años construyendo muebles y que ha obtenido grandes galardones en diseño, como el premio nacional de diseño en el 2017. También ha conseguido certificaciones de sostenibilidad, como la LEED Platino gracias a su parque empresarial inaugurado en el 2008, que genera una huella de carbono negativa por sus placas solares y la recolección de agua de lluvia. Por ello, están desarrollando un sistema llamado Gaia para sensorizar los muebles y los espacios comunes de la oficina , espacios 'agile' que puedan servir para reuniones, clases, conferencias o actividades en grupo.

Empezando por los espacios, Gaia, mediante unos sensores, registra diferentes niveles de ratios de confort, como temperatura, CO2, concentración de partículas PM 2.5 y humedad , o el nivel de ocupación de los lugares comunes, para poder mostrarlos en un cuadro de mando en diferentes puntos de la oficina.

Las oficinas diseñadas por Actiu cuentan en cada mesa con un Gaia, un sensor individual que, además de registrar el nivel de ruido, la humedad o la temperatura, indica si la mesa está ocupada o no, permitiendo compartir mesa . Este dispositivo, muy parecido a un Amazon Echo Dot de tamaño, se comunica con el resto utilizando la novedosa tecnología Bluetooth Mesh, creando una red cerrada hasta que alguno encuentra un concentrador con el que subir los datos a la nube para procesarlos mediante inteligencia artificial.

Todo el sistema viene acompañado con una aplicación móvil para que cada empleado pueda dar su opinión sobre los espacios y cómo de confortable encuentra cada uno de ellos, además de poder reservar salas o aparcamiento y comprobar qué áreas comunes están menos congestionadas .

La digitalización de recursos humanos progresa a pasos agigantados, ya que el confinamiento y el desplazamiento de los trabajadores a sus hogares ha hecho palpable la baja modernización del departamento. Una de esas empresas o startups que están ayudando en este proceso es Pleo, una fintech de gestión y reporte de gastos. Su objetivo es eliminar la clásica hoja de gastos, que conlleva mucha frustración, tanto para el empleado, como para el departamento contabilidad.

Con Pleo cada empleado tiene una tarjeta de crédito Mastercard personalizada , de esa manera la aplicación puede automatizar el informe de gastos. Cada empleado tiene una tarjeta de Pleo, por lo que no tiene que adelantar dinero, ya que las estadísticas nos dicen que el 97% de los empleados han tenido que adelantar el dinero de algún gasto durante el año pasado. Éste sólo tiene que sacar una foto de la factura, y todo está hec ho . Para ello, Pleo tiene una autorización que certifica que la foto tomada es válida para hacienda. En contabilidad pueden ver los gastos en tiempo real y no tienen que esperar a la hoja de gasto a finales de mes.

La solución actual de Pleo ya se encuentra en su tercera generación después de 5 años mejorando la herramienta . Éste ha sido un año de crecimiento, como para todas las aplicaciones en la nube, gracias a que recursos humanos buscan agilizar sus procesos. Para un departamento de finanzas medio, la contabilización de los gastos del personal del mes puede suponer entre seis y siete horas de trabajo mensuales, una tarea que no aporta ningún valor a la empresa, y que se puede automatizar gracias a Pleo. Al fin y al cabo, todas las empresas tienen gastos independientemente de su tamaño, desde el pago de internet, gasoil o un viaje. En una empresa pequeña cada persona tiene un impacto muy grande, por lo que es más importante ser más eficiente. Pleo tiene planes que se ajustan a gran empresa, pero también a la micro PYME de entre 1 y 250 empleados, un SaaS que se puede pagar como Netflix, mes a mes.

La empresa danesa ha elegido España como su cuarto país para expandir su negocio por dos razones, el uso generalizado de las tarjetas contactless en nuestro país, y el gran nivel de digitalización del consumidor. «Hay un gran salto en la digitalización de los usuarios en España, que es de las más altas de Europa, y la de la PYME, que, por el contrario, es de las más bajas de la UE», explica a ABC Aiyana Moorhead, encargada de la firma en España.