Revisar el inventario de un negocio puede tener consecuencias en la caja. Un estudio publicado en julio de 2026 en Journal of Business Logistics comparó la evolución de dos supermercados similares de una cadena británica. En uno de ellos, se realizó un recuento para corregir las diferencias entre las existencias registradas y las reales. Los investigadores estimaron que esa intervención elevó las ventas aproximadamente un 11 por ciento durante los dos meses posteriores. Las ventas aumentaron en los productos cuyas existencias estaban sobreestimadas: el sistema indicaba que había más unidades de las que realmente quedaban. Ese error podía retrasar los pedidos de reposición y dejar al supermercado sin mercancía para atender la demanda.

Cuando los registros sobreestiman las existencias, la reposición de un producto que aparentemente no falta, puede llegar tarde. La investigación, que en su primera parte analizó unas 24.000 referencias en once tiendas, explica que las discrepancias también pueden producirse en sentido contrario. Registrar menos mercancía de la que realmente hay puede provocar compras innecesarias y elevar los costes de almacenamiento.

Saber qué hay y qué se vende

En España, la incorporación de herramientas que conectan la información del negocio presenta diferencias según el tamaño de la empresa. El Informe de digitalización de las pymes 2024, elaborado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), recoge que el 15 por ciento de las microempresas del comercio minorista con conexión a Internet utilizaba sistemas ERP. Estas siglas corresponden en inglés a ‘planificación de recursos empresariales’: son programas que reúnen en un mismo sistema la gestión de compras, ventas, inventario o contabilidad y permiten compartir información entre esas áreas. Entre las empresas del sector con diez o más trabajadores y acceso a Internet, su uso ascendía al 52,6 por ciento.

En una pequeña tienda, esas tareas pueden recaer en muy pocas personas. La información necesaria comienza a generarse con la recepción de la mercancía: qué se ha pedido, qué ha llegado y qué cantidades se incorporan al almacén. Después se añaden las ventas, las devoluciones y los ajustes derivados de los recuentos. Mantener el inventario exige registrar esos movimientos y comprobar que las cifras corresponden con los productos disponibles.

Un estudio de caso publicado en International Journal of e-Business Research examinó ese recorrido en una ferretería australiana con diez empleados y unas 5.000 referencias. Los investigadores documentaron dificultades para localizar mercancía, consultar precios y decidir cuándo reponer. El negocio carecía de un registro completo de existencias y comprobaba visualmente las estanterías para preparar los pedidos. El trabajo proponía empezar por los códigos de barras y conectarlos con un programa de gestión adaptado al tamaño de la empresa. La finalidad era identificar los artículos al venderlos, recuperar sus precios y conservar información sobre las operaciones. Un registro común permitiría consultar las existencias y preparar las compras a proveedores a partir de las cantidades disponibles.

Conectar las tareas de la tienda

El terminal punto de venta, o TPV, va más allá de la gestión de pagos con un cliente que acude al comercio. Permite registrar operaciones que después sirven para gestionar otras partes del negocio. Qué productos se venden, qué se compra a cada proveedor o qué existencias quedan son informaciones relacionadas que pueden consultarse desde un mismo programa. En este ámbito se sitúa Gestión Comercios, de Orange Empresas. La solución incorpora seguimiento de ventas y pedidos, control de inventario y gestión de clientes y proveedores. También permite generar albaranes, facturas y tickets, realizar aperturas y cierres de caja y consultar informes. Su documentación contempla la conexión con lectores de códigos de barras para obtener la información del producto en el TPV.

El interés de reunir estas funciones está en poder seguir la actividad más allá de cada cobro. El registro de las compras permite revisar lo adquirido a los proveedores; el inventario, consultar la mercancía disponible; y los informes de ventas, conocer los productos con mayor salida. Orange incluye estas consultas entre las prestaciones de su herramienta.

Para preparar la siguiente compra, el comerciante necesita relacionar esa información con los plazos de entrega y las necesidades de su negocio. El historial de ventas aporta una referencia, mientras que las existencias indican cuánto queda por vender. La utilidad de los registros depende también de que se mantengan al día: las devoluciones, las bajas de productos y los ajustes del inventario forman parte del trabajo.

Anticipar las necesidades

Disponer de información sobre las ventas y las existencias permite avanzar hacia otra tarea: prever qué productos harán falta. La inteligencia artificial tiene aplicaciones en ese terreno. La OCDE recoge cómo los servicios en la nube permiten incorporar funciones de previsión de la demanda y gestión de inventarios a empresas pequeñas, que pueden acceder a ellas sin desarrollar sus propios sistemas de análisis. Para un comercio, su utilidad está en apoyar las decisiones sobre cuánto comprar y cuándo reponer.

El informe Local Retail, Global Trends, publicado por la OCDE en enero de 2026, sitúa la gestión inteligente del inventario entre las oportunidades de digitalización del pequeño comercio. El análisis de datos puede ayudar a anticipar la demanda, reducir la falta o el exceso de mercancía y automatizar pedidos de reposición. Es una evolución que requiere cuidar primero la información de partida: las ventas registradas, las entradas de mercancía y las existencias disponibles.

La organización también pasa por facilitar el acceso de los empleados a la información que necesitan. Las herramientas móviles de comunicación y los documentos compartidos permiten distribuir instrucciones, consultar información de producto y coordinar tareas. Orange Empresas incluye en su oferta Microsoft 365 los planes F1 y F3, dirigidos a trabajadores como dependientes de tienda, con acceso desde dispositivos móviles y herramientas como Teams para la comunicación y la colaboración.

Incorporar la herramienta al trabajo cotidiano

La puesta en marcha requiere tiempo para configurar el programa y aprender a utilizarlo. Una investigación de Sorin Gavrila Gavrila y Antonio de Lucas Ancillo, publicada en 2021 en Technological Forecasting and Social Change, examinó la digitalización de pequeños comercios españoles a través de una propuesta de recibos electrónicos y servicios en la nube. El trabajo, que contó con veinte participantes del Corredor del Henares, abordaba cuestiones como la formación, el mantenimiento o la compatibilidad entre equipos y programas.

Son aspectos que conviene precisar al elegir una solución: qué información debe incorporarse, quién se encargará de actualizarla, qué dispositivos se necesitan y cómo se resolverán las incidencias. Para valorar su uso también hacen falta medidas concretas, como el tiempo dedicado al inventario, las diferencias detectadas en los recuentos o las tareas que siguen exigiendo introducir la misma información varias veces.

La gestión de existencias, las herramientas para los equipos de tienda y la digitalización del punto de venta figuran en la agenda prevista de la próxima jornada de Orange Empresas y Vocento en Málaga. El programa incluye un taller para revisar los procesos del negocio, desde la recepción de los pedidos hasta la entrega al cliente, y evaluar los resultados de las inversiones tecnológicas.