IA PARA
PYMES
Un proyecto con BBVA
TRES USOS REALES
DE LA IA PARA PYMES
Arancha Bustillo
17/06/2026 | Actualizado 08:35
Pasar facturas a Excel, localizar una cláusula en un contrato o detectar qué clientes están comprando menos son tareas que ya pueden realizarse con ayuda de la inteligencia artificial. Para las pymes, esta tecnología se ha convertido en una herramienta cada vez más útil para mejorar su productividad y competitividad.
Su incorporación puede comenzar de forma gradual, aplicándola a tareas concretas, repetitivas y medibles. En este proceso, BBVA está acercando a las pymes herramientas y recursos que les permitan empezar a utilizar la inteligencia artificial de manera práctica y sencilla, con un acompañamiento cercano.
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Si algo les falta a las pymes son manos y tiempo para poder llevar a cabo los retos de su día a día. Casar los extractos bancarios del mes con sus recibos de cobro o revisar las horas trabajadas por la plantilla para preparar las nóminas son solo algunos ejemplos de tareas tediosas y repetitivas que pueden automatizarse con ayuda de la inteligencia artificial.
Las empresas españolas dedican alrededor del 59% de la jornada laboral a funciones técnicamente automatizables, de las que un 44% corresponden a tareas cognitivas asumibles por agentes de IA, según un reciente informe del McKinsey Global Institute. Adoptar esta tecnología, por tanto, permite a las organizaciones disponer de más tiempo para otras funciones de mayor valor añadido como atraer nuevos clientes o diseñar estrategias que fomenten el crecimiento del negocio.
Es un impacto medible. Según un estudio del Banco Europeo de Inversiones (BEI), el uso de IA y analítica de datos masivos explica aproximadamente el 12% del incremento total de la productividad registrado desde 2019 en las empresas de la UE. También en las pymes, donde las herramientas de IA se están implementando gradualmente. Pero a distintas velocidades.
Las empresas españolas dedican alrededor del 59% de la jornada laboral a funciones técnicamente automatizables
Muchas pequeñas y medianas empresas todavía dedican una parte importante de su jornada a tareas que podrían automatizarse. Y no tanto por falta de recursos, sino porque aún no han identificado qué procesos pueden delegar en la inteligencia artificial, desconocen las herramientas disponibles o necesitan orientación para dar ese primer paso con garantías. Un paso que pueden dar a través de iniciativas como la impulsada por BBVA, que ofrece a las pymes dos licencias gratuitas de ChatGPT Business durante un año junto con contenidos formativos, facilitando así su adopción y aplicación práctica en el día a día. “Las pymes necesitan un socio que les ayude a incorporar la IA en su día a día de forma práctica y segura. Esta tecnología acelera el talento y la competitividad en todas las empresas, por lo que es necesario empezar a trabajar con ella cuanto antes para aprovechar todas las oportunidades de negocio actuales y futuras”, explica José Luis Serrano, responsable de Pymes de BBVA en España.
¿Pero, por dónde empezar? Lo primero es identificar esas tareas que se repiten periódicamente, que consumen tiempo y suponen la recopilación o análisis de información. Ahí es donde la IA puede empezar a aportar valor de forma inmediata.
“Las pymes necesitan un socio que les ayude a incorporar la IA en su día a día de forma práctica y segura”
José Luis Serrano - Director de pymes de BBVA en España
1. Convertir tickets y facturas en un Excel
Uno de los procesos que más tiempo consume en muchas pymes es la gestión de gastos. Con una herramienta de IA es posible automatizar gran parte de este trabajo, desde extraer la información relevante de tickets y facturas hasta organizarla para su posterior contabilización en un Excel listo para revisar o importar al software de contabilidad. Eso sí, para obtener resultados más fiables es importante dar instrucciones precisas mediante prompts claros.
Copia este prompt para tus facturas y tickets
Analiza estos tickets y facturas y extrae la información de cada documento en una tabla con las siguientes columnas: fecha, proveedor, NIF/CIF, concepto, base imponible, IVA, importe total y categoría de gasto. Si algún dato no aparece claramente o tienes dudas, indícalo como ‘Revisar’ en lugar de deducirlo. Al terminar, prepara la información en un formato que pueda copiarse o exportarse a Excel.
Automatizar esta tarea ahorrar tiempo y, lo que es más importante, reduce errores derivados de la introducción manual de datos, lo que, en definitiva, facilita el control de costes y agiliza el cierre contable.
2.Crear un asistente sobre la documentación interna
La IA también puede ayudar a resolver otro problema habitual en las pymes: encontrar rápidamente la información que necesitan. Manuales de procedimientos, contratos, políticas internas, fichas de producto o catálogos comerciales suelen estar repartidos entre distintas carpetas y documentos. Herramientas como ChatGPT Business, por ejemplo, permiten convertir esta documentación en una base de conocimiento fácilmente consultable, de forma que los empleados puedan formular preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas basadas en la información de la propia empresa. En este caso, además de dar instrucciones claras, es especialmente importante establecer límites, o guardarraíles, para evitar que la herramienta complete la información con suposiciones.
Puedes usar este prompt para tu documentación
Utiliza únicamente la documentación que te he proporcionado para responder a mis preguntas sobre los procedimientos y políticas de esta empresa. En cada respuesta, dame una explicación breve y práctica e indica en qué documento has encontrado la información. Si la respuesta no está en la documentación disponible, dímelo claramente y no completes la información con suposiciones.
De este modo, consultar procedimientos, trámites, condiciones contractuales o características de un producto resulta mucho más rápido y sencillo. Además, facilita que todos los profesionales de una misma empresa trabajen con la misma información actualizada y puedan atender a los clientes de una forma más ágil y personalizada.
3. Mejor toma de decisiones y visión estratégica
La inteligencia artificial también puede convertirse en un asistente para la toma de decisiones. Herramientas empresariales basadas en IA, permiten analizar grandes volúmenes de información procedentes de hojas de cálculo, informes comerciales o históricos de ventas para detectar tendencias, identificar oportunidades de negocio o señalar posibles áreas de mejora.
Para obtener respuestas útiles, es importante proporcionar contexto a través del prompt y especificar con claridad qué se quiere analizar.
Trabaja con este ejemplo para tomar decisiones
Analiza esta hoja de cálculo con las ventas de los últimos 24 meses desde la perspectiva de un empresario con experiencia en mi sector. Identifica: 1) los cinco productos con mayor margen; 2) los clientes cuyas compras hayan caído más de un 20%; 3) las zonas o categorías con mayor crecimiento; y 4) cualquier tendencia o anomalía relevante que debería investigar. Resume las conclusiones en cinco puntos y explica qué datos sustentan cada una. No inventes información que no aparezca en el archivo y, si no dispones de datos suficientes para alguna conclusión, indícalo claramente.
De este modo, los responsables de la empresa pueden dedicar menos tiempo a recopilar y analizar información y más a decidir y actuar.
Estos tres ejemplos ilustran de manera práctica cómo la IA puede incorporarse al día a día de una pyme de forma gradual, empezando por tareas concretas y sin necesidad de transformar de golpe su forma de trabajar. Sin embargo, no todas las herramientas de inteligencia artificial están pensadas para el entorno empresarial, especialmente cuando se trabaja con datos fiscales, financieros, comerciales o de clientes. En estos casos, la privacidad y la protección de la información son fundamentales.
Precisamente por ello, BBVA ofrece a clientes y no clientes dos licencias gratuitas de ChatGPT Business durante un año, una herramienta que no utiliza la información de la empresa para entrenar los modelos. Más allá de facilitar el acceso a la tecnología, la iniciativa busca acompañar a las empresas en ese primer paso con garantías .La inteligencia artificial ya permite automatizar muchas de las tareas que más tiempo consumen en una pyme. El siguiente paso consiste en identificar qué procesos pueden beneficiarse más de esta tecnología y empezar por ellos. Con herramientas adaptadas al entorno empresarial y el acompañamiento adecuado, la IA puede pasar de resolver tareas concretas a convertirse en una palanca de productividad y competitividad para empresas de cualquier tamaño.
