Trucos para sacar provecho a Google Drive

Pero, uno de los aspectos más interesantes que ofrece Google Docs es el amplio abanico de herramientas disponibles , entre las que se puede desde contar palabras, crear anotaciones a pie de página, insertar otros archivos como imágenes, ecuaciones, caracteres especiales, gráficos o fórmulas matemáticas, gestionar los textos con saltos de página, introducir enlaces, alinear, cuadrar, elegir tipo y tamaño de fuente, así como otras tantas opciones.

Y, sobre todo, convertirlo en otros formatos, como el indispensable PDF, que evita modificaciones y que es esencial para documentos oficiales. Para ello, hay que ir al texto y darle a «Archivo/Guardar cómo». Y lo que es más interesante, también se puede hacer la operación inversa; es decir, pasar de PDF a texto. ¿Cómo? Darle a botón derecho al archivo en este formato y dirigirse a «Ver cómo». Con ello se transformará en texto manipulable fácilmente.

Algunas curiosidades es la posibilidad incluso de añadir imágenes de Google sin salir ni siquiera del propio documento. Algo que se encuentra en «Insertar/Imagen» ubicado en la barra de herramientas. Entonces, tan solo hay que hacer una búsqueda de la imagen que necesitamos para añadirla. Pero es que, también, el servicio incluye otra opción de poder editarla y modificar algunos parámetros de la imagen como el tamaño, el contraste, la saturación u opacidad. Indispensable para ciertos trabajos.

Desde la versión móvil se añaden algunas funciones curiosas que no están disponibles desde la versión de escritorio. Una de ellas es la posibilidad de escanear un documento. Para ello le diremos «Nuevo» y aparecerá una opción que se denomina «Usar cámara» . A partir de entonces es como si se hiciera una fotografía, pero que en este caso convierte un texto escrito -un contrato, por ejemplo- en un archivo PDF.

Desde la ventana principal de Google Drive, los usuarios pueden ir directamente a un documento determinado. Para ello, es necesario ingresar uno o varios términos clave en la caja de búsquedas de la parte superior y, en seguida, se recibirá una lista de los archivos que se ajustan a ese criterio. De tal forma que se agilizan los pasos para trabajar, máxime a cuando se tiene a disposición numerosos documentos trabajados.

Desde el mismo árbol de opciones es posible consultar los archivos eliminados y ver los recientes, así como cambiar de nombre al archivo, descargarlo, destacarlo o crear una copia. Unas funciones estas últimas que se encuentran en el menú desplegable del botón derecho sobre el documento en concreto.

Una de las opciones más interesantes que se pueden hacer desde el móvil es hacer que un determinado documento tenga acceso sin conexión. Para ello, desplegando el menú de cada documento nos encontraremos con la posibilidad de activar esta importante característica que nos puede sacar de un apuro en más de una ocasión. Lo que haremos será descargarlo directamente en el dispositivo para poder consultarlo en cualquier momento independientemente de tener o no conexión a internet, que es parte fundamental de Google Drive como disco duro virtual.

Dado que funciona por archivos y carpetas, los usuarios pueden gestionar sus documentos fácilmente como si se tratase del escritorio de Windows de toda la vida. Otra de las opciones que permite este disco duro virtual es arrastrar y soltar un archivo y desplazarlo -moverlo- a otra carpeta o lugar. Es una tarea sencilla que de buen grado solucionará algunos problemas a más de uno.

El servicio permite, entre otras cosas, hacer que un archivo sea público. Es algo útil para compartirlo con una o varias personas. Para ello, desde la versión para ordenadores, se le da al botón derecho del ratón. Con esta operación lo que haremos es desplegar un menú con varias opciones, entre las que se encuentra la posibilidad de obtener una url del archivo . Con esta dirección se puede mandar fácilmente por internet para que cualquiera tenga acceso.

Por supuesto, además de esta, Google Drive da pie a que se trabaje a nivel colaborativo. ¿Cómo? Fácil . Tan solo hay que ingresar en el documento a compartir la dirección de correo electrónico de la persona -preferiblemente una de Gmail- y, entonces, el destinatario recibirá un mail en el que se le informa que tiene acceso al archivo. De tal forma que, en caso de que sea necesario, podrá trabajar de manera conjunta en la redacción de un texto o proyecto. También es posible darle ciertos privilegios, como que solo pueda leer y consultar, o que también pueda modificar. En función de la tarea activaremos un modo u otro.

Como curiosidad, el servicio permite chatear directamente desde una ventana de mensajería desde el mismo texto con la persona a la que hemos compartido el texto. Por cierto, todos los documentos que tenemos compartidos aparecen acumulados por defecto en el menú de la parte izquierda de Google Drive. En cuanto al manejo, son muchos los comandos y atajos de teclado que se pueden utilizar y que son clásicos en los sistemas Windows o MacOS. Por ejemplo, para eliminar un documento se puede darle a la tecla «supr».

Gracias a la herramienta llamada «Complementos», los usuarios pueden añadir e instalar ciertas extensiones que mejoran la experiencia como hacer uso del traductor de Google. Con ello mejoraremos la experiencia, pero son tantas las posibilidades que es mejor consultarlo para ver cuáles son las que mejor se ajustan a tus necesidades.