Las oficinas, el nuevo punto de encuentro

«La expectativa del lugar físico de trabajo tiene ahora mucho más que ver con la experiencia, la interacción, la colaboración y el valor añadido», resume Leyre Octavio de Toledo , directora ejecutiva de arquitectura y ‘occupier solutions’ en Savills España.

Con ese mismo enfoque, el psicólogo Adam Grant sostiene que «una mejor visión del espacio de trabajo es la comunidad, un lugar donde las personas se reúnan en torno a una serie de valores compartidos, se sientan valoradas como seres humanos y tengan voz en las decisiones que les afectan».

Los datos refuerzan estas ideas. Un estudio realizado por Steelcase, compañía especializada en el asesoramiento del espacio y soluciones para empresas, afirma que los empleados buscan una «mayor sensación de comunidad , comodidad y seguridad, más productividad y elección y control sobre cómo trabajar». Y una encuesta realizada por ManpowerGroup a 5.000 trabajadores de todo el mundo refleja que actualmente éstos quieren más autonomía , más confianza y más consideración por su bienestar.

En esta línea, el Barómetro de los Trabajadores elaborado por JLL apunta que «los empleados buscan cada vez más flexibilidad , colaboración e inspiración en sus oficinas». Según sus datos, el 73% de la fuerza laboral aspira a trabajar en lugares «más humanos y atractivos», que promuevan « estilos de vida saludables y se adapten a sus necesidades», por lo que la consultora concluye que «el lugar de trabajo del mañana priorizará el bienestar físico y mental de las personas para permitir el desempeño de los trabajadores».

Así es que las empresas están empezando a interiorizar que el bienestar de sus equipos humanos no solo beneficia a su salud individual, sino que los ayuda a ser más eficaces y productivos en el desempeño de sus funciones, por lo que también resulta favorable para ellas que los entornos de trabajo lo potencien.

Tanto es así, que Alejandro Pocina , presidente de Steelcase Iberia, opina que «crear un buen espacio de trabajo es una de las decisiones estratégicas más importantes dentro de una empresa». Por eso aconseja «poner el foco en las personas y convertirse en catalizadores de talento», pues, asegura, «la fuerza de las compañías se sustenta en el capital intelectual ». Además, recuerda la importancia del lugar de trabajo como «canal por el que se expande la cultura corporativa de las empresas». Porque valores como la transparencia, la cercanía, la inclusión, la diversidad, la equidad entre estratos organizativos, la sostenibilidad o el bienestar «se pueden transmitir a través del diseño del espacio de trabajo, convirtiéndose en una palanca clave en la atracción de talento», explica a su vez Octavio de Toledo.

Aún así, Steelcase calcula que el 55% de las empresas españolas necesitan aún adaptar y optimizar sus oficinas para adecuadrlas a la adopción del modelo híbrido de trabajo.

«Tenemos que hacer que el trayecto a la oficina merezca la pena. Y la única forma de conseguirlo es adoptar un enfoque holístico y definir la mejor experiencia de trabajo que podemos ofrecer», asegura Karin Vidic , directora y consultora creativa de Steelcase EMEA.

Por eso, en su compañía se plantearon la posibilidad de que las oficinas pudiesen parecerse a «los vecindarios donde vivimos, aprendemos y crecemos», y de ahí surgieron sus diseños de «vecindarios híbridos de trabajo», que han puesto en práctica en su WorkLife de París.

El concepto parte de la premisa de que el espacio de trabajo puede producir la misma energía y conexión que sentimos al sentarnos en la terraza de un café, o el mismo nivel de soledad que podemos experimentar en una biblioteca o en la intimidad de nuestras casas. Y, al igual que los vecindarios de las ciudades tienen casas y zonas comunes, como los parques, estos ‘vecindarios’ laborales deberían apoyar tanto el trabajo individual como en equipo, brindando una amplia gama de espacios adecuados para distintos tipos de necesidades y formas de trabajar, pasando a ser «una base de operaciones que genera un sentido de pertenencia en las personas», explican desde Steelcase.

En esa línea, estos espacios deberían contar con un diseño modular y flexible, que incluya zonas privadas, para concentrarse en profundidad; áreas de colaboración, para las interacciones presenciales y virtuales entre compañeros, con un diseño que elimine la brecha entre los trabajadores reunidos en la oficina y los remotos; y espacios públicos, como terraza o cocina, que animasen a la socialización.

En cuanto a los materiales, la directora ejecutiva de arquitectura de Savills aconseja elegir los de origen natural , como la madera, o fonoasbsorbentes, como el corcho. También recomienda optar por paletas de color neutras con pinceladas de otros tonos, el uso de plantas y otros elementos que potencian la biofilia y una iluminación acorde a los ritmos circadianos, pues todo ello tiene «efectos demostrados sobre el bienestar y la productividad de las personas». Aunque también hay ya quien va más allá y ha instalado en la sede de las compañías zonas ‘wellness’ en las que sus trabajadores pueden desconectar, practicar yoga o pilates, contar con un fisioterapeuta o hacer ejercicio físico.

Sea como fuere, lo que sí resulta totalmente imprescindible para alcanzar los objetivos de bienestar y productividad en una empresa híbrida es conseguir una integración total entre lo físico y lo digital, pues las videoconferencias y las reuniones virtuales son ya algo habitual en el día a día de una oficina, y todos necesitan ver y ser vistos, y escuchar y ser escuchados.

En este sentido, la tecnología se convierte en una aliada para garantizar una buena comunicación y en agente integrador del entorno laboral, al que dota de conectividad con dispositivos, herramientas colaborativas, o ‘apps’ de gestión a través de las cuales podemos reservar un puesto de trabajo o una sala de reunión. Todo ello redunda en «un espacio conectado , ágil e intuitivo, con una mejor experiencia de empleado», apunta Octavio de Toledo.

Y es que la nueva realidad que ha dejado la pandemia está marcada por la combinación entre la presencialidad y la conexión en remoto, y esto lo determina todo. Un reciente estudio elaborado por la compañía de espacios de trabajo IWG señala que los solicitantes de empleo ven este modelo híbrido como un requisito esencial para los nuevos puestos de trabajo, y pone de manifiesto que este factor resulta tan relevante como otros beneficios que pueda ofrecerles el empleador como complemento a la nómina.

Así, el análisis, realizado con la participación de 2.000 trabajadores, refleja que nueve de cada diez encuestados (88%) afirmaron que el trabajo híbrido era un factor importante a la hora de buscar un empleo, situándolo a la par del seguro médico y por encima del seguro de vida (84%), la flexibilidad en los días de vacaciones (76%) y la ampliación del permiso de paternidad (71%).

El año 2023 puede ser el que confirme la implantación masiva del modelo híbrido de trabajo en las empresas españolas. Así se desprende de las conclusiones de un estudio elaborado de manera conjunta por Logitech, Microsoft e IDG Research, que apunta además que, en el próximo ejercicio, el 85% de ellas ya dispondrá de modelos híbridos de trabajo, superando el 64% actual.

Los motivos que impulsan a las compañías a afrontar esta evolución son, según este estudio: una mayor flexibilidad laboral (71%), un aumento de la satisfacción del empleado (64%), una reducción de los costes operativos (60%), una mejora de la colaboración (58%) y la atracción del talento (51%). Además, en un 39% de los casos se ha detectado que la asunción de un modelo híbrido de trabajo en la organización ha supuesto un aumento de la productividad en los empleados.

Las grandes empresas españolas ya han comenzado a trabajar en este sentido. Hace un año, la firma de moda Desigua l implementó la semana laboral de cuatro días -tres en oficina y uno de teletrabajo- para alrededor de 500 trabajadores de sus oficinas centrales en Barcelona, y hoy el 90% de ellos considera que la medida ha aumentado su felicidad y el 80% cree que ha mejorado la conciliación de su vida personal y profesional.

Por su parte, y con el objetivo de garantizar flexibilidad para todos sus empleados, Banco Santander ofrece tres esquemas laborales: presencial, en el que está contemplado el 50% de la base de trabajadores; híbrido, que afecta a un 45% de empleados, a los que permite realizar sus labores desde casa 16 días por trimestre; y remota, que ofrece al 5% de sus empleados.

El BBVA también ha querido atender a los deseos de su plantilla. Una encuesta sobre el teletrabajo realizada a más de 4.500 empleados detectó que el 92% no quería volver a un modelo totalmente presencial y un 85% declaraba que el modelo híbrido le permitía una mejor gestión del tiempo de trabajo y al 95% le ayudaba en la conciliación de su vida personal y profesional. Eso ha llevado al grupo presidido por Carlos Torres Vila a establecer un mínimo del 60% del tiempo presencial y un máximo del 40% en remoto para sus trabajadores, siempre que sea posible en función de la naturaleza del puesto. Una medida que estima afectará a más de 12.000 empleados en España.

Prácticas similares también se están llevando a cabo en otras entidades bancarias, como CaixaBank, Sabadell o BNP Paribas.

Actualmente, la Comunidad de Madrid permanece como la autonomía con mayor proporción de teletrabajadores (24,3% de sus ocupados), seguida de Cataluña, con el 17%. De hecho, un 46% de todas las personas que teletrabajan en España viven en una de estas regiones, según datos de la consultora JLL.

Siguiendo las indicaciones de los expertos, una silla ergonómica y una buena iluminación (a ser posible natural) son los imprescindibles a la hora de trabajar en remoto.