Los archivos empresariales, una herramienta de futuro

Javier Targhetta, vicepresidente de la Fundación Río Tinto, dio la bienvenida al acto, y aprovechó para definir los valores de la entidad: «los fundadores tuvieron claro su misión: conservar, proteger el patrimonio histórico minero». Durante su intervención, Targhetta aprovechó para reflexionar sobre que «una adecuada conservación del pasado es una herramienta para la toma de decisiones en el presente y garantizar el futuro».

A continuación, tomó la palabra Manuel de la Cruz, director territorial de Andalucía de Banco Santander. «Tendremos la oportunidad de profundizar en un tema que no es habitual, pero que no deja de ser interesante y muy relevante», destacó. «En mi labor profesional insisto en la relevancia que tiene dejar reflejado en archivos el pasado de la actuación de las empresas, porque eso nos facilita hoy la toma de decisiones», añadió De la Cruz, que insistió en la importancia de mostrar que «los archivos conectan a las empresas con su pasado, y hacen que esos conocimientos sean utilizados como una guía para construir el futuro. El futuro se construye desde las raíces».

De la Cruz también aprovechó para hacer referencia al archivo histórico de Banco Santander. «Hablamos de más de quinientos años de historia, pero también de modernidad. Todo es accesible de forma telemática para facilitar el acceso a los investigadores», sostuvo.

Seguidamente, María del Mar Sánchez Estrella, secretaria general de Patrimonio Histórico y Documental de la Junta de Andalucía, defendió que «la documentación que produce la Administración Pública debe estar por ley bien guardada y custodiada porque es el referente». «Pero no sólo tiene que ser obligación de la Administración Pública. Los documentos de empresas privadas también son importantes, de ahí el valor de esta jornada, puesta en marcha por compañías que dan el valor a los archivos», argumentó.

La secretaria general de Patrimonio Histórico y Documental de la Junta de Andalucía hizo hincapié en que «la cultura que se genera en un momento determinado siempre será patrimonio de mañana. Si hoy no estuviéramos custodiando ese patrimonio, se hubiera perdido y no conoceríamos las fuentes».

Sánchez Estrella concluyó su intervención señalando que «el archivo es la fuente documental más fehaciente y autentica que tenemos. De ahí la importancia de la comunicación de la Administración Pública y las empresas para que su difusión sea fácil y se encuentre de manera rápida y veraz».

La primera ponencia de la jornada corrió a cargo de Elena San Román, catedrática de Historia Contemporánea de la UCM. 'Innovar desde el pasado: el poder de los Archivos Históricos empresariales' fue el título de la ponencia, que tenía como propósito demostrar que el pasado no contradice ni al presente ni al futuro.

«Los archivos son una herramienta muy estratégica para el desarrollo de la compañía y son fuente de innovación para ganar en competitividad», definió. También señaló que «los archivos históricos son clave para que las empresas se posicionen en el futuro».

¿Cómo pueden los archivos empresariales impulsar en la innovación? Para responder esta cuestión, la experta se sirvió de ejemplos empresariales. El primero de ellos fue IKEA, con el lanzamiento de IKEA PS, una colección que lanzó 1995 después de hacer un ejercicio de los diseños que más éxito habían tenido a lo largo de su historia y adaptándolo a las necesidades del momento. «Esto sirve como ejemplo de cómo los archivos ayudan a redefinir productos y servicios», analizó San Román. «Para inspirarse hace falta un buen archivo, sino no se sabe a dónde ir», agregó.

La experta también quiso demostrar que innovar no sólo es crear cosas nuevas, sino hacerlas de manera diferente y mejorar los procesos de negocio. En ese sentido, San Román hizo referencia a la empresa norteamericana de choches Ford. Durante la Primera y Segunda Guerra Mundial, la compañía supo innovar y se adaptó a las circunstancias, y hace cuatro años, replicó esta acción. Durante el Covid, Ford convirtió en el principal proveedor de máquinas de asistencia respiratoria. Todo ello, «después de hacer un ejercicio de reflexión histórica», expuso la experta.

La tercera dimensión sobre la que reflexionó San Román fue que los archivos permiten tomar decisiones fundamentadas. «En concreto, aprender del pasado para mejorar el futuro. Identificar patrones de éxito y de fracaso. No son sólo un lugar para guardar cosas viejas, sino una guía para tomar decisiones», recalcó.

En ese sentido, la experta puso de ejemplo la compañía Lego, que en los años 90 intentó diversificar lanzando juguetes que se alejaban de su producto clásico. Pero empezó a perder dinero, y la lección que extrajeron fue que se dieron cuenta de que había habido una enorme falta de coherencia con su imagen de marca, que se basaba en la simplicidad. «Esa era la premisa que había construido una marca sólida y muy querida. Por eso sacaron series nuevas basadas en las raíces del éxito: bloques simples pero adaptados. Esto demuestra que no hay contradicción entre la innovación y el pasado, sino que es un catalizador», argumentó.

San Román también puso de ejemplo a Coca Cola, que en 1985 lanzó New Coke, una nueva versión de la bebida para hacer frente a la competencia y ayudar a fidelizar a los consumidores. Como en el caso de Lego, el fracaso fue estrepitoso. «Entonces, se abrió un proceso de reflexión, que volviendo a los archivos se demostró que habían ignorado el apego que los consumidores tenían a la tradición. Desde entonces Coca Cola utiliza su legado histórico de manera muy potente», analizó.

Durante su intervención, San Román también puso de ejemplo empresas españolas que se han servido de los archivos como estrategia de marketing para construir una narrativa veraz. Estas son Grupo Iberostar y Acciona.

En el caso de Grupo Iberostar, San Román destacó que en el año 2012 la compañía se dio cuenta de que apena conocía su pasado, por lo que, según explicó la experta «crearon un archivo histórico para la fijación de los valores corporativos, porque son el resultado de conocer la historia y generan la cultura empresarial».

En el caso de Acciona, San Román aseguró que la compañía «tuvo la sensibilidad de crear Acciona Cultura y se planteó el ejercicio de reconstruir el archivo de la empresa para conocer su historia. Decidieron que el archivo y creación del museo tenía como objetivo de legitimidad y mostrar que podía ser un elemento de crear cultura corporativa e identidad, además de un elemento de marketing».

Tras estos ejemplos, San Román concluyó su intervención señalando que «el futuro de las empresas no se construye sólo mirando hacia delante, sino también valorando las acciones que les ha llevado a la actualidad». «En el pasado encontramos la fuente de innovación del mañana», finalizó.

La primera mesa redonda de la jornada, moderada por Antonio Gómez Mendoza, catedrático de Historia Económica de la UCM, llevó por título 'Archivos empresariales de referencia'. En ella participaron José Antonio Gutiérrez Sabares, director de Archivo Histórico del Banco Santander; Juan Manuel Pérez López, director del Archivo Histórico de Fundación Río Tinto, y Esther Cruces Blanco, directora del Archivo General de Indias. Gómez Mendoza comenzó señalando que aunque las empresas que participan en el debate son muy distintas, «a todas ellas les une su vertiente hacia el exterior y que han sido muy importantes en la globalización».

Durante el debate, Gutiérrez Sabares quiso explicar que el sistema de archivos de una entidad crece de manera paralela a la propia entidad e hizo un repaso de la historia del archivo de Banco Santander. El director de Archivo Histórico del Banco Santander recorrió varios hitos, desde la creación del Archivo Central de Ávila en 1969 hasta su constitución formal en 2008 como Archivo Histórico Santander dentro de la Fundación UCEIF.

Algunas cifras que recoge el Archivo Histórico de Banco Santander son que tiene 51 fondos, 648 series, 3.223 unidades documentales compuestas, 32.730 unidades documentales simples, 1,2 kilómetros de estanterías o una biblioteca de más de 40.000 volúmenes. La mayor parte de los documentos se encuentran en el edificio del Archivo Histórico de Banco Santander en Cantabria, construido en 2013, y diseñado y dotado especialmente para albergar las funciones de un archivo histórico.

«El Archivo Histórico del Banco Santander pone en valor uno de los principales pilares en la identidad corporativa del banco: su historia. Convirtiendo un pasivo en un activo», enfatizó Gutiérrez Sabares sobre lo que aporta el archivo al banco. «También refuerza la identidad corporativa en el ámbito de los recursos humanos», expuso poniendo el ejemplo la incorporación del Banco Popular a la entidad. Según Gutiérrez Sabares el Archivo Histórico del Banco Santander «tiene como oportunidad la incorporación de la inteligencia artificial ya que aporta una accesibilidad sin precedentes al documento».

Durante la mesa redonda, Juan Manuel Pérez López, director del Archivo Histórico de Fundación Río Tinto, habló sobre el Archivo Histórico Minero Rafael Benjumea y su óptima gestión sobre una ingente masa documental de un pasado minero floreciente.

Pérez López repasó la historia del archivo, cuya creación vino de la mano del propio Rafael Benjumea, que tenía el objetivo prioritario de la creación de un archivo histórico como instrumento esencial de desarrollo de este polo minero, por lo que desde 2021 el archivo lleva su nombre. «Todo ello ha derivado en inversión, modernización y diversificación, además del continuismo empresarial de la marca Río Tinto», declaró.

El experto también ejemplificó unas series de actividades estratégicas del desarrollo del archivo que, gracias a ello, hoy en día está declarado Bien de Interés Cultural y cuenta con más de 1,5 millones de documentos digitalizados. «El archivo es una referencia obligada para conocer el desarrollo histórico de la minería del cobre que trasciende al ámbito internacional», concluyó.

Por su parte, Esther Cruces Blanco, directora del Archivo General de Indias, destacó sobre los archivos que «el ámbito lo histórico lo da el tiempo, pero no el uso de la documentación, cuya necesidad siempre está presente».

La experta quiso introducir la idea que los archivos empresariales, tanto históricos como administrativos son herramientas para el presente e indudablemente unos recursos fundamentales para el futuro. «Pero sobre todo, son necesarios para el futuro inmediato porque sin memoria no hay presente, y el futuro queda condicionado», aclaró.

«Cada vez se entiende que cada empresa es responsable de su patrimonio, incluido el histórico. Por eso los archivos, también son importante para la construcción de la identidad corporativa de las empresas, por lo que deben tener sus documentos organizados y custodiados para cumplir con la transparencia y rendición de cuentas», advirtió. «Para gobernar una empresa, hay que gobernar los datos», añadió.

Cruces Blanco destacó algunos archivos de referencias como el Archivo Simón Ruíz, que en la actualidad «es archivo de la memoria del mundo». También destacó otros archivos andaluces respaldados por entidades bancarias, medios de comunicación o asociaciones patronales. «Con todo, llama la atención la escasez de archivos censados, algo que me preocupa. Es triste reconocer todo el patrimonio que las empresas han perdido», confesó.

Cruces Blanco también mostró su preocupación sobre la dependencia a la tecnología. «Estamos en una sociedad con un ecosistema frágil y dependiente de muchos factores. Los avances digitales también han supuesto varios retos y muchos riesgos por las interrupciones en infraestructuras críticas que han evidenciado lo vulnerable que es una sociedad tan dependiente de la tecnología», declaró y añadió que «los archivos están implicados en esta vulnerabilidad».

La segunda mesa redonda de la jornada estuvo moderada por Ana Melero Casado, jefa del Servicio de Archivos de la Junta de Andalucía y versó sobre 'Los archivos de empresa como clave de construcción de marca'. En el debate participaron Carlos Taberner, miembro del departamento jurídico de Grupo Iberostar; Iván Llanza Ortíz, director de Fundación Osborne e Inmaculada Corcho, directora de Fundación Colección ABC.

Melero moderó un debate que «va a permitir ser capaces de visualizar que estos archivos son un registro, un elemento fundamental para contribuir y activar la marca y ponerla en el mercado en razón de competitividad». «Los documentos se producen como garantía de obligaciones y derechos. Es tan importante tanto en el ámbito privado y público ponernos serios y ser capaces de defender un patrimonio. Conservar y custodiar los documentos nos van a dar ganancias a todos», indicó.

Para reflexionar sobre cómo los archivos son signo distintivo de una marca, Carlos Taberner, señaló que el archivo del Grupo Iberostar tuvo sus inicios en los dirigentes históricos que acompañaron a Miguel Fluxá, presidente de Grupo Iberostar, y tomar conciencia de su patrimonio. «A los trabajadores actuales, el archivo nos ha hecho darnos cuenta de ese legado y patrimonio que tenemos en común. Es muy importante saber que somos parte de una empresa y tenemos una historia compartida», reflexionó.

El archivo de Grupo Iberostar también ha contribuido a la construcción de una identidad de cara al exterior, haciendo del pasado el futuro. A partir de su archivo histórico, la empresa ha hecho un rebranding en los últimos años y se ha valido de las redes sociales para compartir la idiosincrasia de la marca. «Esto nos ha permitido que usuarios de todo el mundo nos contara cómo la historia de Iberostar ha influido en sus vidas», reveló.

Taberner también hizo hincapié en el archivo del grupo «ayuda a construir identidad de marca y llevarla a cada uno de los hoteles y que sirva para diferenciarnos». Eso lo ejemplifica en la renovación de algunos de sus hoteles prevista para 2025, en el que se quiere recuperar algunos elementos originales y «poner en valor ese patrimonio arquitectónico y preservar la historia».

Por su parte, Iván Llanza Ortíz, director de Fundación Osborne, reflexionó sobre cómo un legado centenario está en uso. En concreto, la entidad cuenta con 1,4 millones de unidades archivísticas repartidas en el Archivo Legal de Grupo Osborne, en el Archivo Histórico Osborne, en el Archivo publicitario Osborne, el Archivo Histórico de Anís del Mono y el Archivo Digital.

Estos archivos han servido al grupo como fuente de información para el desarrollo de campañas de marketing, la creación de dos obras de teatro en colaboración con la compañía Balbo o la adaptación y acondicionamiento de nuevos espacios para su mejor conservación y plan de difusión de su contenido a diferentes grupos de interés.

Llanza Ortíz compartió algunos aprendizajes sobre el trabajo de los últimos años. «El archivo si no es usable, no tiene interés; tiene que estar contextualizado y ser compartido. También debe estar digitalizado y difundido, revisado, atractivo y custodiado», concluyó.

Inmaculada Corcho, directora de Fundación Colección ABC, fue la última ponente en tomar la palabra durante el acto. «Nuestro archivo está totalmente vivo desde 1891 gracias a Torcuato Luca de Tena», sostuvo durante el inicio de su intervención. «Él es el culpable de nuestras bondades y nuestras maldades», reveló. Tras explicar la historia de la fundación del periódico ABC y el devenir del resto de publicaciones, explicó que el Archivo de ABC es uno de los más importantes de la memoria gráfica y artística de España. «Es interesante ver cómo el mundo artístico y documental se unieron y se siguen uniendo de alguna manera», añadió.

Corcho también explicó cómo el Archivo de ABC ha evolucionado hasta convertirse en Colección ABC y cómo ha sido su devenir a lo largo de su historia. En 1987 se convirtió en Bien de Interés Cultural, se comenzó a digitalizar la hemeroteca en 1995, en el año 2010 se inauguró el Museo ABC y en 2021 abrió en Sevilla La Galería, donde se realizan exposiciones de la Colección ABC. «De esta manera se cumple el objetivo de Torcuato Luca de Tena, que era mantener el legado y que siguiera en funcionamiento», señaló Corcho.

La experta también quiso poner en relevancia la importancia de conservar y preservar el patrimonio «para conocer el fondo y otorgarle su importancia, por seguridad, por usabilidad, porque si no podemos usar los archivos, no sirve de nada».

La finalidad de la Colección ABC, según Corcho, «es para nosotros cultural, documental, periodística y patrimonial. Trabajamos de dos maneras: para el mundo exterior, pero también damos servicio a algunos de los departamentos internos». «Al final todo esto crea una imagen de marca, porque si por algo se define ABC es porque tenemos una colección y fondo fotográfico único que se ha convertido en referencia», sentenció. «ABC son tres letras que están vinculadas a un patrimonio, pero también a una actividad que está en uso y que llega a muchísima gente», concluyó.