La tecnología marca las diferencias frente al desafío normativo del control de horarios

Las nuevas tecnologías van a ser vitales para afrontar este desafío normativo, porque además el Gobierno quiere dar una vuelta de tuerca a la regulación del fichaje en las empresas: quiere que sea digital (es decir, prescindir de los registros en papel) y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo. Esa es la propuesta que el Ejecutivo ha puesto sobre la mesa a los interlocutores sociales en el marco de la negociación para reducir la jornada laboral de 40 a 37,5 horas semanales.

Solo hay que echar un vistazo a los datos que facilita la Inspección de Trabajo para comprobar que el control horario es una asignatura pendiente para muchas corporaciones. Desde 2019, cuando entró en vigor la obligación de fichar, hasta el pasado año han aumentado un 32% las actuaciones que este organismo ha realizado para vigilar el cumplimiento en lo que se denomina 'tiempo de trabajo', un concepto en el que siempre «se mira el registro horario» porque de ahí se derivan otras cuestiones como la realización de horas extraordinarias, los descansos, vacaciones... apuntan desde lnspección de Trabajo. Pues bien, en este lustro las infracciones por incumplir cuestiones derivadas del 'tiempo de trabajo' casi se han triplicado y en consecuencia también las sanciones.

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El año pasado de las 35.501 intervenciones que realizó este organismo por esta cuestión, se detectaron 14.292 infracciones y las sanciones ascendiendo a un importe total de 15,5 millones de euros. Lo más destacado de 2023 es que «se han detectado un 45% más de infracciones que en 2022 en materia de registro de jornada laboral», afirma Daniel López, director de la Unidad de Negocio HCM Iberia & Mid Market Spain de Cegid, una multinacional que proveé software de gestión empresarial en la nube.

Bien por falta de recursos económicos, o de información o de asesoramiento, o bien por que resulta muy difícil fichar en determinadas actividades con horarios hiperflexibles o donde se trabaja por objetivos o proyectos, lo cierto es que el control horario no termina de calar en las empresas. Y todas están obligadas a ello: desde una startup con dos empleados a una multinacional con miles, siempre que operen en España. Afecta a todos los sectores profesionales incluso para empleados 'móviles' (transportistas) como comerciales, agentes inmobiliarios, trabajadores temporales o con contratos a jornada parcial o que desempeñen el trabajo a distancia o «cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa», dice la guía sobre el registro de jornada, que ha publicado el Ministerio de Trabajo.

Este documento se realizó para resolver muchas consultas que plantearon las empresas y ofrece una serie de criterios pero sólo a título informativo. Por ejemplo, da por válido tanto el soporte de papel como telemático para el control horario. Y dice que debe ser «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador».

Donde está recogida la obligación de fichar en las empresas y de guardar esos registros durante cuatro años es en el Real Decreto-ley 8/2019, pero no dice qué sistema utilizar para hacerlo. Por tanto, hay empresas que todavía siguen utilizando soportes de papel (el libro de firmas de toda la vida). Otras han implementado avanzadas aplicaciones digitales (en app móvil o portales web) en las que incluso un trabajador puede solicitar un cambio de turno, las vacaciones o una libranza, e incluso justificar una ausencia por una visita médica. También hay empresas que utilizan el fichaje con tarjeta o introducen un código numérico. Y a veces es una combinación de varias de estas tecnologías.

Lo que ya está en declive es el control horario biométrico, es decir fichar con la huella dactilar, el iris, la retina, la cara o la voz, ya que tanto la Unión Europea como la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) han establecido unas elevadas exigencias a la hora de utilizar estos sistemas, aunque no están prohibidos. «Lo que rige es minimizar el uso de datos personales. Si puedes conseguir lo que dice una norma con sistemas que no utilicen datos personales, pues utilizas esos sistemas. Realmente no está prohibido el control biométrico, pero es muy complicado usarlo porque es necesario establecer una serie de controles de protección de esos datos que resultan muy difíciles de cumplir», explica Margarita Fernández, socia del departamento Laboral de Baker McKenzie.

Ahora Trabajo quiere revisar la regulación sobre el control horario apelando a una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) de 2019. En esta se fijaba que el fichaje tenía que realizarse a través de «un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador». Así que el pasado mes de febrero el secretario de Estado de Trabajo, Joaquín Pérez Rey, anunciaba que «tenemos que tender a digitalizar el registro horario y que sus asientos no sean manipulables, que no se pueda alterar ni por el empresario ni otro sujeto. Y tenemos que tender también a que el registro sea accesible de forma remota por la Inspección de Trabajo». Hoy día tiene que estar disponible para este organismo, para el trabajador y para sus representantes sindicales.

Es decir, que los registros en papel para fichar están acabados. «Es una forma de registro fácilmente manipulable además difícil de custodiar», lo justificaba el propio Pérez Rey, que tampoco avanzó como será el registro digital ni explicó cómo va a poder interoperar con la Inspección de Trabajo.

Esta reforma además abordará otra cuestión: la «necesidad de reforzar el aparato sancionador en materia de tiempo de trabajo para que sea eficaz y suficientemente disuasorio de las conductas que ponen en peligro el cumplimiento íntegro de las normas de jornada», anunciaba también Pérez Rey.

Ahora las multas por no contar con un sistema de fichaje o por errores en su funcionamiento oscilan en una horquilla entre los 751 y 7.500 euros. Pero este tipo de incumplimientos tiene un calado mayor, como indica la abogada Margarita Fernández: «Ya se han dado sentencias -detalla- que solo admiten como prueba el sistema de registro horario, y si no lo tiene la empresa, dan la razón al trabajador que puede reclamar las horas extraordinarias. La empresa se queda en una posición débil y sin la prueba principal para demostrar que un trabajador no ha realizado horas extras».

Hay que reconocer que a veces no resulta sencillo contar con un sistema de control horario eficiente que facilite a los empleados registrar su entrada y salida al trabajo. «Dentro del control horario hay muchos retos a causa de la gran variedad de sectores y necesidades de las empresas. No es lo mismo fichar en una industria que tiene turnos con horarios fijos que en una inmobiliaria en la que sus trabajadores realizan muchas visitas fuera de la oficina, o en una empresa de transporte en la que los conductores inician su jornada sin pasar por un centro de trabajo, o en hostelería que realizan turnos y los empleados fichan al entrar pero se les olvida a la una de la madrugada cuando terminan su jornada. Los trabajadores están obligados a fichar y esto es también un reto para las empresas que están obligadas a implementar el sistema para hacerlo», matiza José Delgado, CEO de Qanori, una startup que desarrolla herramientas tecnológicas para pymes.

También resulta más complicado por ejemplo en el sector retail. «Los vendedores de las tiendas no tienen por qué tener ordenador ni móvil. Y no se les puede obligar a que descarguen una app en su móvil personal para fichar. Eso es voluntario. A veces registran la entrada y salida enviando un email o a través de una plataforma a la que acceden desde el móvil, (pero no es una descarga)», cuenta Margarita Fernández.

Las pymes son las más señaladas a la hora de no contar con sistemas de fichaje. «Todavía se resisten a implementar el control horario o lo hacen en papel, donde resulta difícil guardar la información durante cuatro años y donde los datos se pueden modificar y manipular (puedes tachar o escribir a posteriori), y no está siempre a disposición del empleado. A veces no tienen sistemas más avanzados por los costes que supone, pero en el mercado hay soluciones que cuestan entre uno y dos euros al mes por empleado. En lugar de comprar una licencia pueden contratar un servicio de software SAAF que ofrece un simple registro o un producto de gestión de control horario donde el empleado puede justificar las ausencias, pedir cambios de jornada, solicitar vacaciones o intercambiarse el turno con un compañero. Pueden pagar durante años estos servicios con el importe que les supondría una sanción promedio de 6.000 euros por no tenerlos», explica Marcelo Dos Reis, CEO del Grupo SPEC, especializado en el diseño de soluciones integrales para la gestión y el control de horarios.

Las pequeñas empresas «van un poco rezagadas», también reconoce Daniel López. «Pero hay que tener en cuenta que en 2021 el Observatorio de Tecnología y Sociedad destacó que más de 600.000 pequeños negocios todavía no tenían un ordenador para trabajar. Hoy el nuevo Kit Digital para empresas de 50 a 250 trabajadores puede ser una oportunidad para digitalizar el registro de jornada laboral. Lo importante es tener soluciones tecnológicas para los diferentes tipos de empresa. Ya hay hasta asistentes y sistemas de alerta que avisan al trabajador o al manager de las incidencias o despistes cuando no se ficha», dice Daniel López.

Digitalizar el sistema fichaje aporta ventajas a la empresa. «Nuestro sistema ahorra un 85% de los costes de gestión que tendría el departamento de Recurso Humanos si gestionara de forma manual las ausencias o presencias», dice López. «Los sistemas digitales permiten hacer analíticas: medir el absentismo laboral y tomar medidas en consecuencia, detectar bajas de larga duración, conocer las horas que se dedican a un proyecto o un cliente, detectar que cierto día de la semana los trabajadores llegan más tarde y ver por qué...», añade Delgado.

Hay todo un arsenal tecnológico para afrontar el reto normativo que supone el control horario para las empresas.