El lento regreso a una oficina que ya nunca volverá a ser la misma

«Hemos sufrido un impacto muy violento y rápido en nuestra vida profesional, como nunca antes había ocurrido», comienza por recordar Laurent Perea , director general de Capgemini Invent. Pensar en regresar a la oficina implica hacerlo teniendo en cuenta que «será una vuelta progresiva, sin tener toda la libertad», probablemente por sectores y con una fase transitoria que podría durar «hasta finales de 2020». Perea reconoce que aunque hay muchas incertidumbres sobre el futuro, se deben tener algunas cosas claras. « Los canales digitales van a tener mucha importancia , hay necesidad de tener una organización ágil, la tecnología es imprescindible, la inteligencia artificial cobra mayor protagonismo y hay que saber aprovechar los talentos», resalta.

Para el consultor de Capgemini es evidente que la reincorporación a la oficina será gradual y que se compaginará el teletrabajo con la presencia física . Y aunque muchas empresas han logrado continuar con el negocio «se han detectado errores y esta crisis deja retos nuevos en el mundo de la tecnología y de la ciberseguridad». Añade también un factor importante, el de la cultura de empresa y la forma de comprometer en el proyecto a los empleados. «Se ha abierto un campo nuevo donde equipos trabajan sin verse todos los días y funciona bien», puntualiza.

De ciberseguridad entiende mucho Atos, la multinacional especializada en transformación digital. Con el cierre de los colegios , «de un día para otro nuestras oficinas tuvieron que adaptarse al teletrabajo para permitir la logística familiar», señala Susana Azores , directora de RR.HH. de Atos. «Y lo primero que hicimos es mandar a todos los empleados los cursos de concienciación para poder mantener todos los niveles de seguridad, y a día de hoy lo seguimos recordando». En casa no sentimos nuestro entorno laboral tan seguro pero «es importante que lo adaptemos» una vez que el teletrabajo «probablemente se compagine con la ida a la oficina y es un hábito muy bueno poder dar esa opción a los empleados». Desde Atos han comprobado estos días que la nube es una infraestructura que está dando muy buenos resultados y tal y como resalta Susana Azores «es el momento para que muchas empresas se actualicen y puedan gestionar toda su documentación desde la nube. Muchos de nuestros clientes se han dado cuenta ahora, porque pueden seguir trabajando con normalidad».

Desde la consultora Opinno resaltan el buen resultado del teletrabajo a pesar de que «nadie estaba preparado, se sabía que era necesaria esta transición pero no se atrevían», afirma a ABC Empresa Pedro Moneo , CEO de Opinno. «Hemos visto que el trauma no es tan grande y que la productividad incluso sube». Una vez que las empresas sienten «que lo vamos a superar empiezan a pensar en corto y medio plazo. Aunque se haya parado mucha actividad si preparas la vuelta el daño será mejor», matiza el consultor.

Espera una vuelta a la normalidad lenta y precavida donde probablemente «haya espacios de las oficinas prohibidos como la zona del café , no podrán subir muchas personas juntas en el ascensor y se irá con mascarilla». Son momentos duros para las compañías y hay que reducir gastos . «Muchas empresas de servicios se han dado cuenta que necesitan menos espacio de oficina, entre un 30 y un 50% menos», señala Moneo. Hay reuniones que probablemente pasen a ser digitales «y cambiará la cultura del presencialismo, sobre todo con el cliente. El dinero no va a dar para todo y aunque antes nos pareciese imposible se cerrarán contratos por email o por teléfono».

Con las oficinas cerradas llenas de documentos se ha puesto también de manifiesto que el papel perderá protagonismo en favor de la digitalización, como resalta Sergio Ruiz , cofundador y CEO de Ivnosys, una empresa especializada en el desarrollo de software para centralizar, proteger y gestionar la identidad digital y transacciones electrónicas de las empresas, con máximas garantías legales. En un momento en el que algunas empresas estaban tomando medidas para llevar a cabo la transformación digital «el Covid-19 ha obligado a ese cambio de forma rápida y para los que estaban más preparados ha sido más fácil».

Soluciones como las que desarrollan desde Ivnosys facilitan el teletrabajo que «ha venido para quedarse y se puede realizar en cada vez más sectores», indica Ruiz. Espera una vuelta a la oficina progresiva donde tiene claro que la realidad será otra, «continuando el teletrabajo y eliminado el papel». Sergio Ruiz ha notado que algunas empresas han logrado adaptarse a esta nueva realidad en tiempo récord pero muchas de ellas, «cuando regresen a la oficina se tienen que preparar». Ivnosys desarrolla herramientas que «queremos que sirvan para que se pueda trabajar desde casa y las empresas eviten así los ERTES, dando seguridad al teletrabajo». Espera mejores tiempos pero siente que el Covid-19 ha dejado ver que el teletrabajo es una obligación . Reconoce que hay empresas a quienes esta crisis les ha pillado desprevenidas, «muchas ni portátiles tenían». Y avisa: «Cuando volvamos a la oficina se tendrán que tomar medidas esenciales que nos permitan tener la norma ISO de continuidad de servicio».

SERES, del grupo francés Docapost, es una empresa pionera y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos. Trabajan especialmente con la factura electrónica «pero hay que entenderla como tal, es decir, que la gestión de la factura sea automática y una vez emitida se automatice su pago», cuenta a ABC Alberto Redondo , director de Marketing & Mass Market de SERES para Iberia & Latam. Empresas como Gamesa, Iberdrola o Carrefour pusieron en marcha con ellos programas para las facturas. Esta crisis ha dejado ver que «esta transformación en la facturación es algo necesario y llegará el momento en el que sea natural. A la vuelta a la oficina muchas compañías van a tener muchas facturas esperando y algo tendrán que cambiar». Alberto Redondo espera que la solución telemática para todas las gestiones pase a ser pronto una realidad porque «es una necesidad». Y espera también otro cambio en la comunicación entre empresarios y empleados: «Será bidireccional, sin ser una imposición, y traerá beneficios a ambas partes».

Sin duda, la tecnología ganará todavía más protagonismo porque ante el miedo de un nuevo brote del Covid-19 o un futuro virus, las empresas tomarán medidas. Las soluciones tecnológicas ya están listas . B+SAFE es una empresa líder en soluciones de fichaje biométrico que ya ha implementado, por ejemplo, herramientas para el fichaje en remoto . Así los empleados pueden fichar y dejar constancia del inicio y fin de la jornada laboral desde PC, móvil o tablet. Entre las nuevas medidas que ya están instalando ahora está el sistema de control de acceso en el que se toma la temperatura , lo cual permite saber si un empleado tiene fiebre. «Contrasta la temperatura del individuo con la temperatura ambiente y te avisa», cuenta Nuño Azcona , CEo de B+SAFE. «Es algo bastante nuevo aunque en países como China es más frecuente». En su opinión, una vez regresemos a las oficinas, «la prevención va a ser muy importante, se tomará en serio. Antes se veía como un coste pero ahora es bueno para todos». Y ante una evidente mayor presencia del teletrabajo «las soluciones de fichaje vía web y vía móvil se generalizarán».