Cómo administrar tu tiempo para hacer las tareas con motivación y dejar de procrastinar

La procrastinación, ese enemigo silencioso que nos aleja de nuestras metas y nos impide aprovechar al máximo nuestro tiempo, es la capacidad que tenemos de retrasar algunas tareas que sabemos que pueden hacerse en otro momento. Es decir, en vez de tacharlo de la lista, hacemos pereza y lo vamos postergando. Y todos en algún momento hemos experimentado esa sensación de aplazar tareas importantes, posponiendo lo inevitable y llenándonos de culpa y frustración después por no «habérnoslos quitado de encima». Sin embargo, hay esperanza. Beatriz Gil Bóveda, psicóloga general sanitaria y ceo de Psique Cambio, asegura que es un tema muy común en consulta y conoce de sobra las estrategias efectivas para superar este problema y aumentar la productividad.

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«El aplazamiento puede tener diferentes causas, como el miedo al fracaso, la falta de motivación, la sobreexigencia o incluso la falta de habilidades de gestión del tiempo. Identificar el origen de tu tendencia a postergar te ayudará a implementar estrategias específicas para superarlo», señala.

La falta de claridad en nuestras metas puede alimentar la procrastinación, así que es importante definir objetivos específicos, medibles y alcanzables. «Divide tus tareas en pasos más pequeños y establece plazos realistas para cada uno; esto te ayudará a visualizar tu progreso y te dará un sentido de logro a medida que completes cada etapa», comenta Beatriz Gil Bóveda.

1. Prioriza y planifica tu tiempo

Comenta la psicóloga que una planificación adecuada es clave para vencer la postergación: «Dedica unos minutos al comienzo de cada día para establecer tus prioridades y crear una lista de tareas. Asegúrate de abordar primero las tareas más importantes y urgentes. Organizar tu tiempo de manera efectiva te permitirá aprovechar al máximo tus horas de trabajo y evitar la tentación de postergar».

2. Aléjate la sobreexigencia y el perfeccionismo

El perfeccionismo puede ser un gran obstáculo para la productividad. Si te exiges demasiado, es más probable que te sientas abrumado y termines posponiendo tus tareas. «Acepta que no todo puede ser perfecto y concéntrate en hacer lo mejor que puedas en cada momento. Y recuerda que la perfección es un ideal inalcanzable y que el progreso constante es más importante que la perfección puntual», indica.

3. Elimina las distracciones

Las distracciones son uno de los principales enemigos de la productividad. Identifica las distracciones que te rodean y trata de minimizarlas. Apaga las notificaciones de tu teléfono o colócalo en modo avión mientras trabajas. Si trabajas en un entorno ruidoso, considera el uso de tapones para los oídos, AirPods con cancelación de ruido o música relajante para ayudarte a concentrarte. Crea un espacio de trabajo ordenado y libre de elementos que puedan desviar tu atención.

4. Utiliza técnicas de gestión del tiempo

Existen varias técnicas de gestión del tiempo que pueden ayudarte a vencer la procrastinación. Algunas de ellas son:

- La técnica Pomodoro: «Consiste en trabajar en bloques de tiempo de 25 minutos, seguidos de breves descansos de 5 minutos. Después de completar cuatro ciclos, tómate un descanso más largo de 15-30 minutos. Esta técnica promueve la concentración y evita la fatiga mental. También puedes hacerla en intervalos de 50 minutos de trabajo - 10 minutos de descanso», cuenta la experta.

- La regla del dos minutos: si una tarea te lleva menos de dos minutos, no la pospongas, hazla de inmediato. Esto evita que las tareas pequeñas se acumulen y se conviertan en una carga mental.

- La matriz de Eisenhower: clasifica tus tareas en función de su urgencia e importancia. Prioriza las tareas importantes y urgentes, delega las urgentes pero no importantes, programa las importantes pero no urgentes y elimina o pospone las que no son ni importantes ni urgentes.

5. Celebra tus logros

Recompensarte a ti misma por completar tareas es una forma efectiva de motivarte y evitar la procrastinación. Beatriz Gil recomienda celebrar los logros, ya sea con pequeños premios, tiempo para hacer algo que disfrutes o simplemente reconociendo tu esfuerzo. Estas recompensas te ayudarán a asociar el trabajo realizado con sensaciones positivas y fomentarán tu motivación para seguir avanzando.

«Implementando estas estrategias efectivas, podremos vencer la postergación y aprovechar al máximo nuestro tiempo. Recuerda que superar la procrastinación requiere práctica y paciencia, pero los resultados valdrán la pena. ¡No postergues tu éxito, comienza hoy mismo a implementar estas estrategias y alcanza tu máximo potencial!», anima.

Garland Coulson, conferenciante que imparte enseñanzas sobre productividad, explica en el libro 'Deja de perder el tiempo' (Libros Cúpula) que hay varios tipos de procrastinadores:

1. El aprensivo. Este tipo de personas gastan mucha energía en pensar que no van a ser capaces o no tienen tiempo de terminar el trabajo. De esta manera, a la hora de trabajar ya no tienen energías.

2. El perfeccionista. Estas personas necesitan que cada proyecto sea 'perfecto', por eso dedican mucho tiempo a revisar una y otra vez el trabajo, en un intento de mejorarlo, y la consecuencia es que nunca consiguen dar por terminado nada.

3. El complaciente. Son personas que buscan ayudar, por eso siempre responden que sí a todo sin valorar cómo esto afectará a la planificación de su trabajo.

4. El picaflor. Estas personas hacen 'un poquito' de todo, pero no llegan a terminar nada. Así, siempre están ocupados, pero no llevan a buen puerto nada a largo plazo. No consiguen hacerse cargo de trabajos más largos que supongan concentrarse en profundidad.

5. El postergador disimulado. Estas personas siempre llegan a la fecha fijada, pero con mucho esfuerzo: es con un empujón de última hora (y agobiante) como lo consiguen.